L'ASSEMBLEE GENERALE

L’assemblée générale des copropriétaires est l’organe le plus important d’une copropriété.
C’est elle qui dispose de tous les pouvoirs de gestion et d’administration de l’association des copropriétaires, à l’exception de ceux qui sont attribués au syndic ou à chaque copropriétaire, que ce soit en vertu de la loi ou en vertu de l’acte de base de l’immeuble.

On dit de l’assemblée générale des copropriétaires qu'elle est "souveraine maîtresse" de l’administration de l’immeuble tant qu’il s’agit des intérêts communs.

Véritable lieu de délibérations, une assemblée générale de copropriétaires, c'est un peu comme un Parlement : un lieu d'échanges où les intérêts privés se mêlent aux intérêts communs dans un seul et unique but, arriver à un consensus.

Rires, esclandres, affrontements, chuchotements, influence, sérénité, étonnements, discordes, etc... autant de qualificatifs qui pourraient ensemble définir ce à quoi se résume la tenue et la teneur d'une réunion de copropriétaires.

Table des matières

1. Qu'est-ce que l'Assemblée Générale des Copropriétaires ?
1.1 Quand et où doit se réunir l'Assemblée Générale ?
1.2 Compétences de l'Assemblée Générale
1.3 Quid des frais des réunions de l'Assemblée Générale ?
1.4 Modalités de convocation d'une Assemblée Générale
1.4.1 Qui convoque une assemblée ?
1.4.2 Quelle forme doit avoir la convocation ?
1.4.3 Doit-on joindre des documents annexes (explicatifs, procuration vierge, rapport du Conseil de gérance, des vérificateurs, ...) ?
1.4.4 Publicité de la date de l'assemblée générale.
1.4.5 L'ordre du jour...

2. La Méthode PPBS (processus de décision)

3. Le Procès Verbal, le Registre & les Minutes
3.1 Rédaction
3.2 Conservation et archivage
3.3 Publicité
3.4 Dépôt du registre
3.5 Quid des propriétaires absents et non représentés ?
3.6 Et les locataires ?

4  Validité et tenue de l'Assemblée Générale :
4.1 La feuille des présences
4.2 Le Bureau (constitution et rôle)
4.2.1 Le Président
4.2.2 Le Secrétaire
4.2.3 Les Assesseurs (ou scrutateurs)
4.3 Conseil de Gérance et Bureau d'assemblée...
4.4 Les Quorums de présences
4.5 Les représentations
4.6 Quid lorsqu'un lot est "démembré" ?
4.7 Peut-on être accompagné ?

5  Les délibérations

6  Votes & Abstentions
6.1 Le vote à main levée
6.2 Le vote sur bulletins
6.3 Quid des abstentions ?

7  Le point "divers"

8  F.A.Q. :
8.1 Quid en cas de départ de personnes en cours de séance ?
8.2 Quid si l'assemblée ne peut, en une seule séance, délibérer sur tous les points de l'ordre du jour ?
8.3 Le syndic peut-il représenter un copropriétaire ?
8.4 Si le syndic est lui même copropriétaire, comment peut-il voter et peut-il alors recevoir des procurations ?
8.5 Je ne désire pas que quelqu'un décide pour moi, mais je serai absent à l'assemblée, que me conseillez vous ?
8.6 Le syndic est-il obligatoirement président de séance ?
8.7 Quid si les débâts deviennent "difficiles" ?
8.8 Peut-on obliger le secrétaire à insérer dans son procès verbal une mention personnelle ?
8.9 Un locataire peut-il représenter son propriétaire à une assemblée générale ?
8.10 Peut-on faire payer aux absents les frais d'une seconde réunion à tenir par manque de quorums à la première ?
8.11 Si je m'oppose à une décision , suis-je tenu de la suivre malgré tout ?

9  Les différents types de majorité
9.1 La majorité dite "relative" ou "simple"
9.2 La majorité absolue
9.3 Les majorités qualifiées (3/4 et 4/5)
9.4 Les doubles majorités
9.5 L'unanimité
9.6 L'unanimité des copropriétaires
9.7 Particularité du référendum

10  La Contestation d'une décision d'Assemblée Générale
10.1 Conditions pour "agir en Justice"
10.2 Quel tribunal est compétent ?
10.3 Délai de contestation
10.4 Pouvoirs du Juge de Paix
10.5 Nullité, suspension et réformation de la décision

1. Qu'est-ce que l'Assemblée Générale des Copropriétaires ?

Au sein de la loi sur la copropriété (ou loi du 30 juin 1994), le Code Civil précise, en son article 577-6, §1er, que tout copropriétaire d'un lot, grand ou petit, important ou non (cela peut être un double appartement aussi bien qu'une simple cave), fait partie de l'assemblée générale et participe à ses délibérations.
Juste après cette première précision, le Code Civil souligne qu'en cas de démembrement de la propriété ( nu-propriétaire et usufruitier) ou en cas d'indivision ordinaire (achat par un couple marié possédant chacun 50 %) ou encore en cas de droit d'emphythéose et superficiaire, d'un lot au sein d'une copropriété, ce droit est suspendu jusqu'à ce que les différents intervenants (à cette division ou démembrement) désignent celui ou celle qui exercera ce droit de réprésentation et de vote à l'assemblée générale.

Si les parties d'un lot ne peuvent se mettre d'accord, il est préférable que le syndic convoque malgré tout tous les intervenants plutôt qu'attendre une résolution judiciaire de la mésentente entre les parties.

L'assemblée générale, c'est un peu comme dans une société commerciale : le syndic peut être considéré comme l'Administrateur délégué et les copropriétaires comme ses actionnaires. Tout copropriétaire dispose d'un droit équivalent au nombre de quotités liées à son ou ses lots au sein de la copropriété, comme tout actionnaire "pèsera" selon le nombre d'actions qu'il possède de la société.

Donc, seuls les propriétaires d'un lot font partie de l'assemblée générale des copropriétaires. Nous précisons donc ici que les locataires ne font pas partie de l'assemblée générale. La loi leur accorde cependant un droit de formuler par écrit des observations ou demandes liées aux parties communes (art.577-8,§4,8°). Dans ce cas, le locataire adressera sa demande soit à son propriétaire, soit directement au syndic, soit aussi au conseil de gérance.

Rappelons également que l'association des copropriétaires n'est PAS propriétaire des parties communes. Les propriétaires des parties communes sont les différents copropriétaires, à raison de leurs quotités respectives. L'association a donc l'obligation d'entretenir et conserver ces "communs" qui ne lui appartiennent pas, par l'intermédiaire du syndic et pour le compte des différents copropriétaires.

1.1 Quand et où doit se réunir l'Assemblée Générale ?
La loi est muette à ce sujet car elle n'impose pas de fréquence des réunions. L'article 577-8,§4,1° stipule que le syndic convoque l'Assemblée selon les modalités prévues par le règlement de copropriété.

La loi précise également qu'un ou plusieurs copropriétaires, dont les lots représentent au minimum 20 % des quotités générales de l'immeuble, peuvent (article 577-6,§2) également convoquer d'initiative l'assemblée générale.

Il conviendra donc de s'intéresser au règlement de copropriété, voire aux décisions de l'assemblée générale afin de connaître la ou les dates/périodes habituelles de tenue des assemblées générales.

Il est de règle que l'assemblée générale se tiennent au minimum une fois l'an. On parlera dès lors d'Assemblée générale ordinaire (AGO) ou statutaire. Cette assemblée générale traîtera plutôt des comptes et décomptes annuels, fixera le budget courant et délibèrera des points habituels et récurrents.

Par contre, des réunions supplémentaires peuvent être convoquées à la diligence du syndic ou selon les autres modalités prévues soit par la loi (à l'initiative de copropriétaire(s) possédant au moins 1/5ème des quotités générales), soit par les statuts (selon les cas, certains statuts permettent au copropriétaire le plus âgé de convoquer, ou alors aussi au Conseil de Gérance) ; voire, in fine, sur ordonnance du Juge de Paix dument saisi par un copropriétaire. On parlera alors d'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

Ces AGE traîteront plus facilement de problèmes d'importance non récurrents, voire inattendus, tels qu'un gros investissement à réaliser, la révocation du syndic pour faute grave, la nomination d'un syndic provisoire, le financement de frais inattendus, etc...

Quant au lieu où se déroule l'assemblée, tant les statuts que la loi restent muets sur ce point. Il est de règle que ce soit celui qui convoque qui en précise le lieu, nonobstant pour lui de disposer de suffisamment de délicatesse que pour réunir les copropriétaires dans un lieu le plus proche possible de l'immeuble.

1.2 Compétences de l'Assemblée Générale :
L’assemblée générale est l'organe souverain de l'association des copropriétaires. Elle décide donc souverainement de tout ce qui concerne la gestion des parties communes, gère et et administre tout ce qui se rapporte à la chose commune, dans l'intérêt de la copropriété.

Il est de règle que les statuts précisent (acte de base ou règlement de copropriété) que : " L'assemblée générale des copropriétaires dispose de tous les pouvoirs d'administration & de gestion de l'association des copropriétaires à l'exception de ceux attribués au syndic.

L'assemblée dispose en conséquence des pouvoirs les plus étendus, tant qu'elle se conforme aux statuts et aux lois en la matière, pour prendre souverainement toutes décisions dans l'intérêt commun de la copropriété.

Par contre, et cela a été rappelé notamment par le Cour de Cassation, l'assemblée générale n'a pas de pouvoir d'ingérence dans la sphère privée des résidents, copropriétaires ou locataires, sauf dispositions particulières du règlement général de copropriété ou du règlement d'ordre intérieur. Exemples : obligation d'habiter l'immeuble d'une telle façon, d'utiliser le chauffage commun, interdiction de réaliser des travaux en certains moments de la journée, etc...

1.3 Quid des frais des réunions de l'Assemblée Générale ?
Les frais découlant de la tenue d'une assemblée générale sont généralement reconnus comme étant des charges communes générales, à défaut de précisions rendues par le règlement général de copropriété.

Sont visées ici les dépenses liées aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires convoquées soit à l'initiative du syndic, soit à l'initiative de copropriétaires représentant au moins 20 % des quotités générales de la copropriété, soit à l'initiative d'un Juge de Paix. Si un copropriétaires sollicite et obtient la tenue d'une assemblée générale extraordinaire pour délibérer d'un problème particulier et qui lui est propre, il en assumera intégralement les frais.

Ces frais se composent de:

• Frais de location de salle, consommations/boissons (sauf si les copropriétaires décident de payer chacun leurs propres consommations)
• Frais de convocations (administratifs, timbres, recommandés,...), de rédaction et d'envoi des procès verbaux, mise au registre du procès verbal original, prestations du syndic (tenue de la réunion en soirée, heure tardive, assemblée extraordinaire, ...)
• Frais éventuels d'assistance d'un tiers, d'un expert, avocat ou huissier de justice

Il est de règle que le syndic prévoit dans ses émoluments l'organisation et la tenue complète d'une assembléé générale annuelle, dite assemblée générale ordinaire ou statutaire, hormis les frais des consommations, location de salle et de timbres recommandés.

Le plus souvent, les copropriétaires exigeront du syndic que les assemblées générales se tiennent en soirée, en dehors des heures "normales" de bureau. Le syndic sera dès lors parfaitement en droit de solliciter un défraiement car si pour les copropriétaires cela ne réprésente qu'une ou deux soirées par an (ce qui, en effet, n'est pas bien "lourd" à prester), il n'en est rien pour le syndic qui gère plusieurs dizaines de copropriétés.

Chez Agéris, l'organisation et la tenue d'une assemblée générale ordinaire est prévue dans nos émoluments (jusque 22h00 ou 23h00 selon la taille de la copropriété) sauf frais de location de salle, de consommations et de timbres recommandés pour convocations. Pour les copropriétés de petite taille, nous mettons gratuitement à disposition notre salle de réunion. Nous rédigeons en séance le procès verbal, lequel est immédiatement signé par le Bureau. Ce procès verbal est ensuite mis au registre. La copie du procès verbal peut être librement et gratuitement téléchargée par tout copropriétaire au départ du "groupe GOOGLE" créé par nos soins et spécifique à chaque copropriété.

Les frais liés aux tenues des assemblées générales sont considérés au sein de la rubrique "Frais de Gérance". Ces dépenses ne sont répertoriées ni comme charges "propriétaires", ni comme charges "locataires".

La rubrique "Frais de Gérance" comprend les émoluments du syndic, les frais liés à la tenue des assemblées générales et des conseils de gérance, les prestations complémentaires ainsi que les frais administratifs.

Pour un copropriétaire occupant son bien, ces dépenses sont bien entendu portées intégralement à sa charge. Par contre, pour un copropriétaire bailleur (louant son bien à un locataire), ce sont les clauses du bail qui détermineront la quote part des frais de gérance qui seront à considérer comme charges locatives.

A ce titre, nous notons que la règle généralement appliquée et acceptée par les Tribunaux lorsque le bail ne mentionne rien en l'espèce, est une répartition de ces charges entre les parties à raison de 50 % à charge du bailleur (propriétaire) et 50 % à charge du preneur (locataire). Le bail peut par contre très bien prévoir une répartition toute autre, voire une imputation totale de ces frais à charge du locataire, mais cela nous semble abusif dans la mesure où le travail du syndic concerne effectivement, et pour une partie appréciable, les seuls propriétaires.

Question de mesure...

1.4 Modalités de convocation d'une Assemblée Générale :
1.4.1 Qui convoque une assemblée ?
Sauf dispositions spécifiquement prévues par les statuts (règlement général de copropriété), il appartient au syndic de convoquer l'assemblée générale tant ordinaire qu'extraordinaire.

Des discussions sont actuellement engagées sur le fait qu'un ensemble de copropriétaires qui représenterait au moins 20 % des parties communes générales d'une copropriété pourrait convoquer d'initiative une assemblée générale extraordinaire, sans s'en remettre préalablement au syndic.

La loi reconnait effectivement ce droit mais certains juristes estiment que la demande doit être adressée au syndic afin que ce dernier convoque dans les délais requis, et qu'à défaut de réponse dans le délai imparti, le Juge de Paix doit être saisi.

Quid cependant si le syndic est défaillant ou si justement, cet ensemble de copropriétaires estime (à juste titre ou non) que le syndic serait susceptible de freiner leur démarche ?

Afin d'éviter tout risque d'invalidité de l'assemblée, nous conseillons aux copropriétaires de tout d'abord solliciter le syndic par voie recommandée et, à défaut d'une réaction de ce dernier, convoquer dans les formes et délais l'ensemble des copropriétaires tout en signant (par tous les demandeurs) les convocations.

Une attention toute particulière sera apportée quant à l'exactitude des adresses des différents copropriétaires, et ce afin de se garantir d'avoir bien convoquer tout le monde...

Enfin, nous rappelons également qu'un Juge de Paix peut, à la demande d'un copropriétaire, contraindre le syndic à convoquer une assemblée générale (Code Civil : 577-9,§3).

1.4.2 Quelle forme doit avoir la convocation ?
Afin de garantir la validité des décisions prises par l'assemblée générale, tous les copropriétaires doivent avoir été convoqués dans un délai préalable qui généralement oscille entre 10 & 15 jours calendriers.

En cas de contestation sur une convocation, le syndic devra apporter la preuve que le contestataire a bel et bien été convoqué dans les formes et délais requis.

En conséquence, seule la voie du pli recommandé postal va permettre au syndic de prouver qui et quand il a convoqué les copropriétaires. Pour les propriétaires occupants, un récépissé peut bien évidemment suffire.

En pratique, l'envoi des convocations par plis recommandés est peu utilisé, notamment au sein des copropriétés où l'ambiance reste sereine. Le syndic restant "l'homme de l'art", il lui appartient de mesurer les risques en ce sens et de prendre ses responsabilités.

1.4.3 Doit-on joindre des documents annexes (explicatifs, procuration vierge, rapport du Conseil de gérance, des vérificateurs, ...) ?
Il est préférable que soient annexés à la convocation tous les documents et justificatifs permettant aux copropriétaires de pouvoir valablement délibérer sur les différents points de l'ordre du jour.

Nous retiendrons en cette matière les formes avec lesquelles sont réalisées les convocations des assemblées générales d'actionnaires de sociétés. Ces convocations sont souvent accompagnées de nombre de documents, explicatifs et justificatifs afin d'éclairer au maximum ces derniers avant l'assemblée.

En matière de copropriété, nous estimons qu'il doit en être de même. Cela présenterait l'avantage de réduire la durée de la réunion puisque les copropriétaires aurait préalablement pris connaissance des offres et autres devis sur lesquels ils seront amenés à prendre décision.

Nous conseillons également de joindre aux convocations tout rapport pertinent tel que le rapport du Conseil de Gérance ou celui du ou des vérificateurs aux comptes.

Enfin, le syndic prévoyant joindra à sa convocation un modèle de procuration qui permettra aux copropriétaires dans l'impossibilité de se rendre à l'assemblée de se faire représenter.

1.4.4 Publicité de la date de l'assemblée générale.
En vertu des disposition du Code Civil, le syndic est tenu d'avertir les locataires en l'immeuble de la date de tenue de l'assemblée générale (art.577-8,§4,8°).

Les locataires ne font donc pas partie de l'assemblée générale. Ils sont toutefois invités à formuler leurs observations sur des éléments pertinents et intéressant les parties commune ou la gestion de la copropriété.

Le syndic prévoiera donc en ce sens un affichage aux valves.

1.4.5 L'ordre du jour
L'assemblée générale délibère sur les points de l'ordre du jour. Elle ne peut délibérer sur d'autres points non prévus, hormis la particulariète du point "divers" au sein duquel il est loisible de "discuter" sur tout élément intéressant les parties communes, mais sans pouvoir prendre de décision. Le point divers sert généralement pour des demandes de devis et d'études qui seront débattues lors d'une prochaine assemblée générale, mais aussi pour des petites actions au quotidien (remplacement d'un paillasson, d'ampoules, porte qui ferme mal, ....); les copropriétaires préférant le plus souvent attendre l'assemblée pour poser leur demande que de téléphoner ou écrire au syndic.

En conséquence, il est impératif que l'ordre du jour (OJ) soit précis et détaillé.

Nous conseillons au syndic de le préparer avec l'assistance du Conseil de Gérance, et ce quelques semaines avant la date de l'assemblée générale. Dans certains cas, l'usage veut que le syndic adresse une missive aux copropriétaires qui les invite à lui faire part de leurs suggestions sur d'éventuels points à délibérer.

Il conviendra cependant de prêter attention à ne pas trop "charger" l'ordre du jour en points parfois secondaires, au risque de faire durer l'assemblée plusieurs heures, ce qui diminuera en conséquence la concentration des personnes présentes et donc la qualité des délibérations.

Rappelons que le syndic se doit d'informer les occupants non propriétaires des dates auxquelles se tiennent les assemblées générales afin que ces derniers puissent interpeller en conséquence leurs propriétaires ou le syndic. Un affichage aux valves, voire un avis posé au sein de l'ascenseur suffit.

Points de l'ordre du jour :

• 1er point : Constitution du Bureau, soit selon les usages, soit selon les formes définites par les statuts. Parfois, le Bureau forme le Conseil de gérance. Le syndic sera donc attentif en ce sens.
• 2nd point : Validité de l'assemblée générale : vérification des quorums de présences et représentations, validité des procurations et signatures. Si les deux quorums de présence sont réunis, le président de séance ordonne l'ouverture de l'assemblée générale des copropriétaires.
• 3ème point : Bilan de l'exercice écoulé, allocution du Conseil de gérance ou du syndic, points en souffrance ou rappels des problèmes principaux liés à l'exercice précédent. Rappelons que le point qui concernait l'approbation du procès verbal de l'assemblée générale précédente n'a pas de valeur juridique ; la loi prévoit en effet que les décisions d'assemblée générale doivent être contestées dans un délai de trois mois après prise de connaissance. Si le syndic a procédé aux notifications d'usage, nul besoin d'y revenir.
• 4ème point : En règle générale, ce point concerne les comptes et décomptes de l'exercice écoulé. Il aboutit normalement à l'approbation des comptes par l'assemblée générale après qu'un quitus ait été donné tant aux vérificateurs aux comptes qu'au syndic.

  Exception :
  Dans des copropriétés naissantes et pour lesquelles le syndic sera amené à présenter pour la première fois un état des dépenses (ou charges communes), il est parfois préférable de ne pas réaliser trop rapidement les décomptes de chaque lot. Le syndic présentera plutôt un état des dépenses général au sein duquel il répertoriera les différentes rubriques ou types de charges qui seront ensuite, sur décision de l'assemblée générale (et en conformité avec les statuts) réparties entre les différents lots.
  D'expérience, des discussions surgissent bien souvent quant à l'imputation par exemple de charges d'électricité entre un bloc de garages et un bloc d'appartements, entre les rez-de-chaussée et les étages, surtout lorsqu'un seul compteur électrique dessert toute l'électricité commune. Si les statuts ne le mentionnent pas clairement, le syndic sera amené à faire voter l'assemblée quant à la quote part d'électricité qui sera imputée sur les ascenseurs, l'éventuelle chaudière commune et les différents réseaux d'éclairages...
  
  Il en est de même en matière de chauffage collectif, quid de la quote part d'achat de fluides (gaz ou mazout) à répartir en quotités (on parle souvent de la part d'inertie ou de la part commune de chauffage).
  
  Une fois ces précisions fixées, le syndic réalisera la répartition des différentes rubriques en fonction des décisions prises et adressera, postérieurement à l'assemblée générale, les premiers décomptes de charges.
  

• Le 5ème point concerne le plus souvent la fixation des bugets ordinaires (servant au paiement des charges communes) et extraordinaires (apport au fonds de réserve). Ces budgets sont décidés à la majorité absolue et sur proposition du syndic. L'assemblée n'a cependant pas toute liberté sur la détermination du montant du budget courant car ce dernier doit pouvoir répondre aux charges réellement payées. L'assemblée ne pourrait, par exemple, pas décider d'un budget provisionnel de 20.000,00 € par an si les charges courantes "normalement estimées" avoisient les 40.000,00 €. Il appartiendra donc au syndic de fournir un maximum de précisions pour l'adaptation du budget courant.
• Autres points :
  Ces autres points concerneront notamment les propositions d'investissements en l'immeuble, la réalisation de travaux, d'éventuelles modifications du règlement d'ordre intérieur, les changements de fournisseurs, contrats de maintenance des installations communes et les élections statutaires (Conseil de gérance, vérificateur aux comptes et syndic).
  

Quid si l'assemblée ne peut, en une seule séance, délibérer sur tous les points prévus à l'ordre du jour ?
Rien n'empêche l'assemblée de décider de sursoir les délibérations sur les points restants à une prochaine réunion dont la date peut être fixée par l'assemblée même. Le syndic restera cependant tenu à convoquer cette seconde réunion dans les formes et délais identiques à la réunion originelle.

Quid de la convocation d'une assemblée en seconde séance ?
Les dispositions de l'article 577-6,§3, alinéa 2 prévoient que si le double quorum de présence n'est pas atteint, une seconde assemblée générale devra se réunir après au moins 15 jours et délibérera sur l'ordre du jour initial, quels que soient le nombre des membres présents ou représentés (art. 577-6, §3).

Et en cas de situation d'extrême urgence ?
Le syndic prendra en ce cas ses responsabilités (rappellons que le syndic peut légalement agir face à une situation urgente et nécessaire, sans limitation quant aux frais qu'une telle situation engendrerait). Il en réfèrera par la suite devant l'assemblée générale qui donnera ou non un satisfecit sur l'action posée.

2. La Méthode PPBS (processus de décision)

• Le Planning (P)
  Le syndic informera l'assemblée, sur une période de moyen terme (4 à 5 ans), des travaux nécessaires à engager, compte tenu de la vétusté des éléments communs. A ce titre, il est vivement conseillé au syndic de tenir un Carnet d'entretien de sa copropriété et présenter un tableau d'amortissement sur 10 ans.
• La Programmation (P)
  2 ans avant chaque travail de conséquence, il convient de le préparer : réalisation du cahier des charges, soumission et appels d'offres, questions, etc...
• Le Budget (B)
  Confirmer les budgets sur base des offres reçus, s'assurer du financement puis engager les travaux.
  
• La Surveillance (S)
  Réaliser une réception des travaux avant d'en référer à l'assemblée générale et en confirmer l'adéquation avec le point 2.

3. Le Procès Verbal, le Registre & les Minutes

3.1 Rédaction
Lors de la constitution du Bureau, l'assemblée désignera un "secrétaire de séance", conformement aux statuts. A défaut de précisions données par les statuts, le secrétaire sera donc élu par l'assemblée. Ce poste peut être dévolu à un copropriétaire, au syndic, voire à toute autre personne présente à l'assemblée (sauf si les statuts le précisent, la loi ne donne aucune indication en ce sens... hors, ce qui n'est pas interdit est donc permis...).

Le rôle du secrétaire est primordial. Les termes employés, la syntaxe des phrases ainsi que les précisions qu'il convient parfois d'apporter à une décision doivent être reprises de façon synthétique sur le procès verbal tout en relatant précisément les délibérations.
Nous précisons qu'aucune disposition légale n'impose la forme ni la façon dont un procès verbal doit être rédigé.

Il est parfois à regretter que certains secrétaires transcrivent davantage les débats que les décisions, au risque de rédiger un procès verbal de nombreuses pages inutiles. Nous estimons que les débâts, aussi difficiles soient-ils parfois, doivent être laissés à la discrétion des personnes présentes, tandis que la décision prise avec mention des quotités favorables, défavorables ainsi que les abstentions se doivent d'être mentionnées le plus clairement possible.

Idéalement, et c'est la solution retenue par Agéris, le procès verbal sera rédigé lors de la séance, relu à haute voix et corrigé en fin de réunion, puis dument signé par les membres du Bureau.

3.2 Conservation et archivage
Le procès verbal original doit être apposé au sein d'un "Registre" reprenant tous les procès verbaux et donc les décisions d'assemblées générales. Ce registre doit en principe être consultable gratuitement au siège social de la copropriété, lequel se situe en l'occurence au sein de l'immeuble.

Or, le législateur n'a pas prévu, en rédigeant cette règle, que nombre de syndic professionnels oeuvrent en dehors de l'immeuble, au sein de leur bureaux. En pratique, l'application et le respect de cette disposition légale reste difficile car laisser ainsi, au sein de l'immeuble, le registre original engendre des risques de perte ou de dégradations de celui-ci.

Le syndic averti conservera dans les faits le registre en ses bureaux et préfèrera adresser copie des décisions, gratuitement, lorsque demande lui en sera faite. Il est également possible de déposer une copie du registre original mais cela suppose une manutention complémentaire qui pourrait s'avérer lourde si les demandes de consultations deviennent régulières.

Concernant plus particulièrement les minutes de l'assemblée (soit un ordre du jour, les preuves des convocations, la feuille des présences, les mandats ou procurations, rapports du ou des vérificateurs ainsi que du Conseil de gérance, les bulletins de vote et les éventuelles notes prises durant la réunion), ces dernières seront conservées par le syndic au minimum 5 ans après décharge conformément au Code de Déontologie des Agents Immobiliers Syndics (article 83).

Il est à noter que nombre de syndics conservent bien plus longtemps ce type d'archives.

3.3 Publicité
Depuis la loi du 30 juin 1994, et selon les dispositions de l'article 577-10,§3, le syndic doit consigner les décisions de l'assemblée générale dans un registre. En consignant de la sorte, les décisions deviennent opposables tant aux occupants de l'immeuble qu'aux copropriétaires.

Tout copropriétaire ou locataire peut prendre connaissance des décisions prises par l'assemblée et qui le concerne.

Un classeur ou un cahier (où sont collées les feuilles originales) suffit ; de même qu'il est parfaitement envisageable de d'archiver ces procès verbaux de façon électronique et pourquoi pas sur un site internet uniquement accessible aux copropriétaires.

Chez Agéris, nous créons pour chacune de nos copropriétés un "mini site internet" appelé "Groupe Google" et qui permet d'accéder à diverses informations concernant la copropriété, dont les procès verbaux en format pdf.

3.4 Dépôt du registre
Voir supra : "conservation et archivage".

3.5 Quid des propriétaires absents et non représentés ?
En vertu de l'article 577-10 du Code Civl, le syndic doit procéder à la communication des décisions de l'assemblée générale à tous les copropriétaires ; considérant que les présents et représentés ont bel et bien eu connaissance des décisions prises le jour même de l'assemblée générale.

Il est donc préférable, même si les statuts mentionnent parfois que tout copropriétaire dument convoqué est supposé avoir pris connaissance des décisions de l'assemblée générale (ce qui reste à prouver), de notifier par recommandé postal aux copropriétaires absents et non représentés les décisions prises.

Chez Agéris, nos conditions contractuelles prévoient cette démarche qui est en outre facturée à titre privatif dans le chef des destinataires, et ce afin de ne pas faire payer aux copropriétaires présents et représentés la nonchalance des absents injustifiés.

3.6 Et les locataires ?
De même, l'article 577-10 du Code Civil impose au syndic de notifier aux locataires toutes les décisions d'assemblées générales susceptibles de les concerner de près ou de loin, soit : travaux conséquents, modification du règlement d'ordre intérieur, augmentation du budget courant, ....

A ce titre, le syndic devra disposer d'une base de données parfaitement à jour quant aux locataires présents dans l'immeuble. Il lui est d'ailleurs conseillé de rappeler cette disposition au sein du procès verbal afin que tout copropriétaire bailleur puisse le cas échéant informer valablement le syndic.

En cas d'informations erronées sur l'identité du ou des locataires, la responsabilité du copropriétaire bailleur serait alors engagée.

Cette disposition est OBLIGATOIRE car elle est le point de départ, dans le chef de tout locataire, d'un délai de contestation de 3 mois de toute décision d'assemblée générale qui leur porterait un préjudice quelconque.

Il est à noter que les frais liés à cette notification sont généralement imputés à titre de frais privatifs dans le chef du locataire. En effet, il serait inapproprié de répartir le coût de telles démarches à titre de charges communes générales auxquelles participeraient les copropriétaires occupants.

4. Validité et tenue de l'Assemblée Générale

Element non négligeable mais d'importance, une assemblée générale de copropriétaire reste une réunion privée. L'entrée peut donc être interdite à toute personne ne diposant pas d'un "droit d'entrée" qui lui serait reconnu par la loi, les statuts ou par décision d'un Juge de Paix.

4.1 La feuille des présences
Ce document contiendra le détail des différents lots composants la copropriété, les quotités qui y sont attachées ainsi que le nom du copropriétaire au jour de la réunion. Seront également mentionnées clairement et sur chaque feuille s'il y en a plusieurs, la date de la réunion et le nom de la copropropriété concernée.

Les copropriétaires présents signeront cette feuille afin de faire valider et prouver leur présence. Les mandataires apposeront leur propre signature en lieu et place de leur mandant. Au préalable, ils devront prouver leur capacité à représenter un copropriétaire (via un mandat ou une procuration). Il est de règle, et certains statuts l'imposent, que la feuille des présences soit vérifiée puis validée par soit le Bureau, soit le Président de réunion ou le Syndic.

Nous préconisons également d'inviter, une fois l'assemblée "ouverte", tout copropriétaire ou autre mandataire à venir vérifier la-dite feuille et de mentionner cette invitation au sein du procès verbal. Généralement, personne ne se propose, mais il sera par la suite difficile d'émettre l'une ou l'autre contestation sur la feuille des présences.

Cette feuille de présence sera conservée avec les minutes de la réunion.

4.2 Le Bureau (constitution et rôle)
Un Bureau d'assemblée, c'est un ensemble des personnes (généralement 4) nommées par l'assemblée pour en assurer le bon déroulement et veiller à sa validité.

Si les statuts ne prévoient pas la constitution et l'organisation du Bureau, nous invitons le syndic à malgré tout insérer ce point systématiquement afin d'organiser au mieux la réunion. Il suffira de solliciter l'accord de l'assemblée sur ce point. Notons au passage que rien n'interdit de créer un "Bureau d'assemblée" si les statuts ne le mentionnent pas.

Nous n'avons également jamais constaté d'interdicition sur la possibilité de créer un bureau. De même, si aucune personne présente ne désire faire partie du Bureau, cela n'invalidera pas l'assemblée (le syndic mentionnera l'absence de candidats à ces postes dans son procès verbal).
Par contre, les statuts peuvent organiser la composition, mais aussi la mission du bureau. Il conviendra dès lors de rester attentif sur cette possibilité et de revoir les statuts propres à la copropriété afin d'éviter tout impair dans l'organisation de la réunion.

4.2.1 Le Président
Le premier membre du Bureau qui sera élu sera le "Président". Ce Président peut être tant un membre du Conseil de gérance (à ne pas confondre donc) que toute autre personne présente, copropriétaire ou mandataire ou accompagnant, voire le syndic lui même. Le rôle du Président sera déterminant pour la bonne tenue de l'Assemblée car c'est à lui que revient la tâche de cadrer les débats, ouvrir les délibérations, donner la parole et, le cas échéant, "faire la police" de la réunion si les délibérations deviennent difficiles. Le Président invitera les copropriétaires à voter, donnera ensuite les résultats et informera l'assemblée de l'aboutissement du vote sur le point délibéré et en fonction de la majorité requise. Il en réfère au syndic à chaque fois que cela lui semble nécessaire.

4.2.2 Le Secrétaire
Toute personne présente peut être désignée secrétaire de séance, sauf si les statuts en conviennent autrement. A nouveau, ce rôle sera déterminant car le Secrétaire devra rédiger le procès verbal de la réunion, document Ô combien essentiel au bon fonctionnement de la copropriété. Si quiconque peut se voir attribuer ce rôle, nous conseillons malgré tout de le confier à une personne disposant de compétences minimales afin de garantir une rédaction correcte (syntaxe, orthographe, ...).

4.2.3 Les Assesseurs (ou scrutateurs)
Ces deux derniers membres du Bureau, nommés soit par la Président, soit par l'assemblée, vérifieront la feuille des présences, les procurations et les votes tout au long du déroulement de la réunion.
Enfin, le Bureau, dans son intégralité, de même que le syndic, signeront le procès verbal original.

Une fois la réunion terminée, le Bureau est dissous.

4.3 Conseil de Gérance et Bureau d'assemblée
Nombre de statuts mentionnent que le Bureau élu lors de l'assemblée générale ordinaire forme le Conseil de Gérance. Dans ce cas, les rôles seront donc cumulés. De même, il est fréquent que ce soit le Conseil de Gérance qui soit élu par l'assemblée pour former le Bureau, mais ce n'est pas une obligation, au risque de nous répéter.

4.4 Les Quorums de présences
Pour pouvoir délibérer sur l'ordre du jour et prendre des décisions "opposables" (que le syndic pourra imposer à tous les copropriétaires), la loi impose deux conditions auxquelles il n'est pas possible de déroger :
1. que plus de la moitié des quotités générales de la copropriété soient présentes ou représentées,
2. que plus de la moitié des copropriétaires soient également présents ou représentés.

Les statuts peuvent également imposer des conditions plus strictes telles qu'imposer au moins 75 % des quotités. Dans la mesure où ces conditions seront plus strictes que la loi, elles devront être respectées. Et donc, à défaut de les réunir, l'assemblée sera reportée et aucune décision ne pourra être prise. Une nouvelle assemblée devra donc être convoquée, avec le même ordre du jour, après au moins quinze jours après la première assemblée. Cette seconde assemblée pourra, quant à elle, valablement délibérer sans tenir compte du nombre de propriétaires présents ou représentés ni des quotités.

Se pose dès lors la question de réunir suffisamment de copropriétaires et de quotités, surtout au sein de copropriétés composées d'une multitude de lots à faibles quotités (garages et parkings). Il est fréquent de constater le désintérêt de ces propriétaires qui, et à raison, ne désirent pas perdre toute une soirée car peu concernés par les décisions à prendre. A ce titre, il appartiendra au syndic de "motiver ses troupes" pour réunir suffisamment de copropriétaires présents ou représentés.

Chez Agéris, deux incitants sont d'application pour atteindre les quorums :

1. Tout d'abord, nous permettons à un copropriétaire de remettre une procuration qui interdit le moindre vote sur les points de l'ordre du jour. La procuration n'a donc qu'un seul objectif qui est d'être représenté. Les votes liées à cette procuration sont donc considérés comme "abstention". Même si cela peut paraître inadapté ou peu éthique pour tout copropriétaire qui se respecte, l'objectif est de motiver les quelques copropriétaires qui généralement "manquent" à chaque fois pour atteindre le quorum.

2. Dans nos conditions générales contractuelles, tout copropriétaire absent ET non représenté se voit notifier le procès verbal de la réunion par pli recommandé postal, pour un coût de 25,00 € qui lui est imputé ensuite à titre privatif. Cette clause est également rappelée sur chacune de nos convocations.

En conséquence, les copropriétaires qui habituellement restent aux abonnés absents lors des assemblées générales, préfèreront renvoyer une procuration telle que mentionnée supra plutôt que payer 25,00 €. Dans les faits, et depuis la mise en application de ces incitants, force est de constater que nos quorums sont TOUJOURS atteints.

Une seconde question à laquelle des divergences entre juristes subsistent est celle du mode de calcul du nombre de copropriétaires :

La loi sur la copropriété précise (article 577-6, §3) : "Sous réserve de conditions plus strictes fixées par le règlement de copropriété, l'assemblée générale ne delibère valablement que si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et pour autant qu'ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes"

S'il est aisé de calculer le nombre de quotités (ou quotes-parts), quid du nombre exact de copropriétaire si certains possèdent plusieurs lots (par exemple, un propriétaire possédant 3 appartements) ? Doivent-ils être considérés comme Un seul ou au regard du nombre de lots qu'ils possédent ? Ce débat n'a jamais, à notre connaissance, été tranché par une haute instance juridique belge. En conséquence, nous considérons, dans notre calcul du nombre de copropriétaires, que si l'un d'entre eux possède plusieurs lots, il ne compte que pour un et non pour le nombre de lots qu'il possède.

Dans notre exemple, le copropriétaire sera donc considéré comme un seul et non comme trois. Cette démarche nous semble juste dans la mesure où le législateur a désiré, en imposant ces conditions de quorums, éviter tout abus de majorité de la part de l'un ou l'autre copropriétaire. Les "petits" sont dés lors devenus nécessaires pour tenir une assemblée générale.

4.5 Les représentations
Remettre une procuration doit se faire sous une forme adéquate et en tous les cas par écrit. Le document doit tout d'abord clairement mentionner le nom de la copropriété et la date de l'assemblée pour laquelle la procuration sera valable.

Le mandat pourra être "général", ce qui signifie que le mandataire (celui qui a reçu la procuration) pourra décider comme bon lui semble sur tous les points de l'ordre du jour, sauf mentions expresses du mandant (celui qui donne procuration).

Il est également possible de remettre une procuration en précisant un choix de vote sur tel ou tel point.

De même, et comme nous l'avons développé supra, une procuration peut aussi être remise à des fins de représentation, sans permettre au mandataire de prendre position sur les points de l'ordre du jour.
A l'exception du syndic, la procuration peut être remise à quiconque, même si les statuts limitent les possibilités de représentation. En effet, la loi sur la copropriété a rendu obsolètes ces limitations pour ne retenir qu'une seule règle figurant à l'article 577-6 § 5, alinéa 2 (Code civil), suivant laquelle "nul ne peut prendre part au vote, même comme mandataire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés"

Une clause limitant le nombre de procurations que peut détenir un copropriétaire sera donc obsolète de même qu'une autre clause qui imposerait que seul un copropriétaire puisse en représenter un autre.

4.6 Quid lorsqu'un lot est "démembré" ?
La loi est claire à ce sujet : l'article 577-6,§1 dispose que chaque propriétaire d'un lot (petit ou grand) fait partie de l'assemblée générale. Il précise qu'en cas de démembrement du droit de propriété portant sur un lot (une indivision entre époux, un démembrement entre nu-propriétaire et usufruitier ou un droit d'emphytéose et superficiaire), le droit de participation aux délibérations de l'assemblée générale est suspendu jusqu'à ce que les intéressés désignent celui qui exercera le droit aux délibérations.

Une fois ce droit établi, rien n'interdit aux co-titulaires qui ne participent pas aux délibérations, d'assister aux assemblées générales, mais sans droit de vote.

4.7 Peut-on être accompagné ?
Oui, bien entendu, tout copropriétaire peut être accompagné par qui il désire (notaire, huissier, avocat, expert, locataire, ....), mais l'accompagnant n'aura pas droit de parole à l'assemblée, au risque de multiplier la longueur de la réunion. Il se limitera à donner son avis et émettre des remarques à celui qu'il accompagne.

5. Les délibérations
Nombre de points d'achoppements sont constatés lors des délibérations. Celles-ci peuvent parfois engendrer des situations chaotiques si le Président et le Syndic manquent de fermeté tant dans la tenue de la réunion que dans l'introduction des points de l'ordre du jour.

Le Président donnera donc la parole tout d'abord aux intéressés du point de l'ordre du jour et permettra aux copropriétaires qui le demandent de faire part à l'assemblée générale de leur position ainsi que de leurs questions. C'est au Président de séance qu'il appartiendra de juger de la pertinence d'une question ou d'une intervention.

Au plus les questions à débattre seront précises, au moins les délibérations seront fastidieuses.

D'expérience, et cela se produit tout autant au sein des copropriétés de petites tailles que de grandes tailles, des questions telles que le choix de la couleur des murs d'une cage d'escalier ou l'aménagement du règlement d'ordre intérieur tirent parfois étonnement l'assemblée en longueur pour en définitive et le plus souvent un résultat attendu, voire médiocre.

Lors de la préparation de l'ordre du jour, il sera donc préférable de proposer un éventail de solutions plutôt que de solliciter l'avis des copropriétaires. Notons également que les délibérations sont toujours laissées à la discrétion des personnes présentes, même s'il est conseillé de relater au sein du procès verbal le "climat" dans lequel est prise telle ou telle décision, les oppositions franches, départs brutaux et tout autre élément de nature à faire comprendre le cheminement qui a permis d'aboutir ou non à la décision.

6. Votes & Abstentions
Bien que la loi soit muette sur l'organisation du vote en copropriété, le principe "une personne = une voix" n'est pas applicable. En effet, ce sont les quotités qui seront déterminantes pour valider ou non une décision. Sauf si la décision est unanime ou quasi unanime, l'assemblée sera invitée à voter sur nombre de points.

Sauf si les statuts fixent clairement les modalités du vote, les votes pourront se réaliser par main levée ou sur bulletins.

6.1 Le vote à main levée
L'inconvénient "mineur" de ce type de vote est son manque de précision quand il est employé à une échelle supérieure à la dizaine de votants. Il y a également le risque de partialité pour le cas où la majorité n'est pas claire. En fait, le vote à main levé doit obligatoirement être complété d'un scrutin plus formel quand la majorité n'est pas massive.

L'inconvénient "majeur" est qu'une personne peut être influencée par les autres votants, ou être trop intimidée pour exprimer sa conviction, même ferme; en effet, non seulement on sait que de nombreuses personnes mentent aux instituts de sondage parce qu'ils n'osent pas exprimer leur opinion à voix haute mais dans le vote à main levé, s'ajoute l'effet de masse. Mieux, il est possible d'intimider le camp adverse selon l'ordre dans lequel on énonce les propositions. Ainsi, il est fréquent dans des assemblées que seule une petite fraction ose lever la main, quelle que soit la question. On peut donc poser les seules question "qui est contre?" et "qui s'abstient?" et supposer que tous les autres sont pour, alors que la majorité n'aurait levé la main à aucune question.

On peut au contraire voir cet aspect comme un avantage, obligeant chacun à montrer publiquement son opinion, ce qui pourra le conduire à devoir la défendre en argumentant avec les autres votants. Cela peut responsabiliser (ou intimider) le votant, le poussant à ne pas voter à la légère, l'encourageant à s'abstenir s'il n'est pas certain.

C'est pourquoi ce mode de vote est souvent considéré comme antidémocratique en cas de forte oppositions d'opinion, et qu'on lui préfère le vote sur bulletins.

6.2 Le vote sur bulletins
L'inconvénient de ce type de vote est qu'il tire en longueur la durée de la réunion puisqu'il exigera un comptage et un contrôle.
Les bulletins dits "secrets", et qui n'indique pas qui a voté, sont à éviter. En effet, en cas de contestation, si le syndic était amené à fournir la preuve du vote, il ne sera pas aisé de déterminer le choix de chaque personne présente.
La seule option qui fournit toutes les assurances est celle du bulletin individuel dument signé. Ce bulletin reprendra les indications habituelles sur l'assemblée (date de l'AG et nom de la copropriété), celles liées au lot (exemple : Appartement B3 - 234 quotités / 10.000) et le nom de la personne habilitée à voter (copropriétaire ou mandataire) ainsi que sa signature.

Rien n'empêche cependant de garantir une discrétion optimale quant à savoir qui à voter quoi. Lors de la préparation du vote, le Président effectuera le contrôle des bulletins avec le syndic et informera l'assemblée sur le résultat obtenu. Le Président a donc pu savoir quelles ont été les orientations des votants, mais l'assemblée peut exiger du Président un devoir de discrétion sur ce point. Les votes seront donc archivés par le syndic et il ne sera possible de les vérifier, en cas de contestation officielle, que par l'intermédiaire d'un avocat ou d'un notaire (tous deux contraints à un devoir de discrétion), voire suite à une décision de Justice.

Chez Agéris, nous privilégions toujours cette dernière option et sollicitons de l'assemblée un mode opératoire de ce type.

6.3 Quid des abstentions ?
L'abstention se définit comme étant l'action de refuser l'exercice d'un droit ou d'une fonction. En clair, le copropriétaire qui s'abstient ne désire ni voter "contre" une résolution, ni "pour".

Il est parfois constaté avec étonnement que certains statuts considèrent les votes "abstention" comme étant des votes opposés à une décision, voire rejoignant la majorité. Dans ce dernier cas, ils sont donc à considérer comme étant soit favorables, soit défavorables à une décision selon la majorité qui se démarque.

La loi ne précise pas la destination des abstentions. A défaut de précisions données par les statuts, il appartiendra donc au syndic, dans un état d'esprit de bon sens, de solliciter de l'assemblée une décision de principes.

Quelle est la meilleure méthode à observer ? Nous n'avons pas la prétention de fixer définitivement la destination des abstentions, mais la solution qui nous semble la plus respectueuse pour tous est celle de ne pas considérer les "abstentions" lors du calcul des votes. En conséquence, les quotités pour lesquelles certains copropriétaires s'abstiennent de voter ne sont donc ni considérées comme votant "pour", ni "contre".

Les copropriétaires désirant ne pas se prononcer sur un point acceptent donc sans retenue le choix de l'assemblée, dans la mesure où les majorités requises pour prendre décision sont atteintes...

En effet, cela nous pose malgré tout un problème de fonds suffisamment éloquent pour que nous l'exprimions ci-après : prenons l'exemple d'une assemblée générale où 60 % des quotités sont présentes et représentées (soit 6.000 quotités sur un total de 10.000). Au point X de l'ordre du jour, il est question de remplacer la porte d'entrée originelle (vieille de 40 ans mais qui fonctionne toujours) par une porte blindée et sécurisée. En vertu de la loi et des statuts, cette décision doit être prise à une majorité qualifiée des 3/4 des copropriétaires présents ou représentés, soit 75 % des 60 % présents. La décision doit donc être prise par au moins 4.500 quotités. Or, il est constaté que 1.000 quotités s'abstiennent, 500 sont "contre" et 3.000 sont "favorables".

Si l'on ne considére pas dans notre calcul les 1000 quotités "abstentions" pour le vote, le résultat est donc que sur 3500 votants, 3000 se sont montrés favorables soit près de 85,7 % des votants, ce qui permettrait de prendre la décision.... mais est-ce bien comme cela qu'il convient de calculer ?

En effet, ce total de 3500 votants correspond tout d'abord à seulement 35 % de la copropriété générale... ce qui est nettement inférieur aux 50 % nécessaires pour valider une assemblée générale (condition de quorum). De même, si la loi ou les statuts imposent qu'une telle décision doit être prise par au moins 75 % des quotités présentes et représentées à l'assemblée (soit dans notre cas 4500 quotités), ces 3500 quotités sont donc nettement insuffisantes.

Dans ce cas d'espèce, nous estimons que la décision ne peut être prise de remplacer la porte. Le résultat est que les votes "abstentions" se sont, de façon indirecte, exprimés "contre" la décision puisqu'ils ont diminué la base de calcul d'une façon telle qu'elle devenait insuffisante pour délibérer et atteindre le quorum requis.

En conclusion, et dans l'attente d'éventuelles précisions qui seront apportées par le légistaleur ou la jurisprudence, il est préférable de ne pas considérer les abstentions lors des votes, au risque de bloquer toute décision nécéssitant une majorité requise. Les copropriétaires "abstentionnistes" portent dès lors, paradoxalement, une importante responsabilité qu'ils se doivent d'assumer.

7. Le point "divers"

8. F.A.Q. :

8.1 Quid en cas de départ de personnes en cours de séance ?
Nous conseillons au syndic de mentionner au sein du procès verbal les départs dont question et sollicitez du "partant" qu'il donne procuration à tout autre personne présente pour les points suivants. A défaut, les quotités liées aux personnes ayant quitté les lieux en cours de séance seront considérés comme "abstention".

8.2 Quid si l'assemblée ne peut, en une seule séance, délibérer sur tous les points de l'ordre du jour ?
Le Président invitera les copropriétaires et autres mandataires présents, au regard de l'heure tardive, à fixer une seconde date à laquelle les délibérations sur les points de l'ordre du jour en souffrance pourront se terminer. Cette seconde réunion sera organisée comme une assemblée générale extraordinaire, dans les formes et délais requis.

8.3 Le syndic peut-il représenter un copropriétaire ?
Non, cela lui est totalement interdit, de même qu'à tout membre de son personnel.

8.4 Si le syndic est lui même copropriétaire, comment peut-il voter et peut-il alors recevoir des procurations ?
Dans ce cas, il pourra voter en sa qualité de copropriétaire, sauf pour les points le concernant (élection ou réélection ainsi que décharge pour les comptes).

8.5 Je ne désire pas que quelqu'un décide pour moi, mais je serai absent à l'assemblée, que me conseillez vous ?
Renvoyez une procuration ad hoc exprimant votre désir d'être représenté dans le quorum des présences, mais soulignant que vous vous abstenez pour toutes les décisions prévues à l'odre du jour.

8.6 Le syndic est-il obligatoirement président de séance ?
Non, ce rôle peut être dévolu à quiconque (sauf si les statuts l'imposent), mais il est préférable de le confier à une personne de caractère.

8.7 Quid si les débâts deviennent "difficiles" ?
Il appartient au Président de cadrer les débats et de "faire la Police" de la réunion. Le Président peut également inviter un agitateur à quitter la séance.

8.8 Peut-on obliger le secrétaire à insérer dans son procès verbal une mention personnelle ?
Oui, bien entendu, dans la mesure où la demande est pertinente (opposition formelle à une décision, droit de réponse, ...).

8.9 Un locataire peut-il représenter son propriétaire à une assemblée générale ?
Oui dans la mesure où il s'est vu remettre une procuration ad hoc. Les clauses de statuts limitant le droit de la représentation à uniquement d'autres copropriétaires sont obsolètes.

8.10 Peut-on faire payer aux absents les frais d'une seconde réunion à tenir par manque de quorums à la première ?
Si une telle disposition est parfois tentante, voire votée en assemblée, nous pensons qu'en cas de contestation, elle pourrait être invalidée. En effet, la loi prévoit un mode opératoire en cas d'insuffisance dans les quorums en permettant la tenue d'une assemblée en seconde séance. Ne pas être présent à l'assemblée générale, même si cela paraît absurde, est un droit dont l'exercice et les frais liés à son exercice constituent des charges communes générales.

8.11 Si je m'oppose à une décision , suis-je tenu de la suivre malgré tout ?
Oui, vous y serez tenu sauf si vous parvenez à faire invalider la décision (voir ci après : contestation d'une décision d'assemblée générale).

9. Les différents types de majorité

9.1 La majorité dite "relative" ou "simple"
Il s'agit de la majorité formée par la supériorité du nombre des voix portées sur une résolution ou un choix précis par rapport aux autres.

Exemple : lors du choix d'un nouveau syndic, 5 candidats se présentent. Après vote, 1 candidat n'obtient aucune quotité, le seconde obtient 17 % des quotités, le 3ème obtient 23 %, le 4ème 32%, et le 5ème 28 %.

C'est donc le 4ème candidat qui remporte l'élection.

Inconvénient de ce système : ce système peut être utilisé à mauvais escient, permettant de diluer des voix "d'opposition" vers de nombreux candidats afin de conserver un quota favorable qui pourtant reste faible (dans notre exemple, seulement 32 % ont voté pour le 4ème candidat).

Allons plus loin dans notre démarche.

Lors d'une assemblée générale, le mandat du syndic arrive à expiration. Il conviendra donc de revoir l'élection du syndic, tout en sollicitant des offres de concurrents. Imaginons que le syndic "sortant" ne soit plus soutenu par une majorité de copropriétaires. Il suffit dès lors au syndic sortant de solliciter plusieurs offres de confrères, espérant diluer ainsi les votes d'opposition afin de conserver sa faible majorité relative.

Dès lors, ce type de majorité est à exclure au profit de la recherche d'une majorité absolue.

Solution : organiser, en cas de pluralité de candidats ou offres, les élections en deux tours en retenant les deux choix qui ont obtenu le plus de voix au premier tour.

9.2 La majorité absolue
Cette majorité consiste à obtenir au moins la moitié des votes + 1.

On parlera de majorité absolue des propriétaires présents ou représentés lorsqu'au moins la moitié des quotités présentes ou représentées à une assemblée générale voteront en faveur d'un choix (exemple : 623 quotités sur un total de 1000 sont présentes ou représentées à l'assemblée générale et 312 quotités votent en faveur d'un choix précis).

La majorité absolue des copropriétaires est par contre plus difficile à atteindre puisqu'il faut, dans notre exemple, atteindre au moins 501 quotités (sur un total de 1.000).

9.3 Les majorités qualifiées (3/4 et 4/5)
Ces majorités ont été instaurées par la loi du 30 juin 1994, article 577 du Code Civil. Elles ont fixé un cadre minimum pour la prise de certaines décisions par l'assemblée générale. Ces dispositions sont impératives. Si les statuts d'une copropriété prévoient des majorités moindres, ils ne peuvent être appliqués et ce sont les dispositions de l'article 577 du Code Civil qui s'imposent.

Par contre, il convient de préciser que si les status se montrent plus contraignants par rapport à la loi, ils s'appliqueront.

Majorité des 3/4 : nécessaire pour décider de modifier les statuts réglant la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes mais aussi pour créer un conseil de gérance ainsi que pour exécuter des travaux importants dans les parties communes.

Majorité des 4/5 : nécessaire pour toutes modifications importantes aux statuts de la copropriété ou dans la répartition des charges ou la destination de l’immeuble, ainsi que pour l’achat ou la vente de biens immobiliers communs.

9.4 Les doubles majorités
Plus rarement utilisées ou imposées par les statuts, on parlera de double majorité lorsque, par exemple, les statuts imposeront pour voter des investissements non urgents ni nécessaires, qu'au moins les 4/5 des copropriétaires soient présents ou représentés et qu'ils votent la résolution à majorité qualifiée des 2/3 ou des 3/4.

9.5 L'unanimité
L'unanimité consiste en un vote unanime de l'assemblée sur une résolution précise. Il s'agit bien entendu d'une unanimité relative puisqu'elle ne tient compte que des copropriétaires présents et représentés. Si, par exemple, lors d'une assemblée générale où 21 copropriétaires sur 40 sont présents/représentés et que leurs quotités atteignent 5.001 sur un total de 10.000 ; on pourra parler de vote unanime pour telle résolution avec seulement 5.001 quotités sur 10.000.

Il s'agit donc d'une unanimité très très "relative".

9.6 L'unanimité des copropriétaires
Dans le cas développé ci avant, l'unanimité des copropriétaires signifie que TOUS sans exception doivent voter favorablement la même résolution, soit 10.000 quotités sur un total de 10.000.

Il va sans dire que cette unanimité reste difficile à atteindre, notamment au sein de grands ensembles.

9.7 Particularité du référendum
Comme nous l'avons vu supra, seule l'assemblée générale dispose des pleins pouvoirs concernant l'administration et la gestion de l'association des copropriétaires. Elle en est l'organe souverain, c'est à dire que c'est elle qui décide, sauf dans certains cas où le syndic peut ou doit agir.

Or, il est courant que le syndic soit sollicité pour organiser un référendum sur des questions concernant les parties communes, voire, et cela est plus préoccupant, sur la pertinence d'engager des travaux.

Soyons clair, le référendum n'est pas prévu par la loi sur la copropriété et la loi, concernant la souveraineté de l'assemblée générale, est impérative. Rien ne peut y déroger, sauf une modification même de la loi.

En d'autres termes, si par voie de référendum, l'unanimité des copropriétaires acceptait d'engager des travaux dont la décision est du strict ressort de l'assemblée générale, cela serait illégal...

En est-on si sur puisqu'il s'agit de l'unanimité ?

Non, nous n'en sommes pas certain et à notre connaissance, cela n'a pas encore fait l'objet de jurisprudence. Mais l'on pourrait imaginer qu'un copropriétaire qui, dans un premier temps, a donné son aval via référendum sur un travail à réaliser pourrait revoir sa position de façon officielle sous prétexte d'un manque d'informations claires ou de précisions.... Les juristes aiment à dire que le référendum "évacue" les débats.

Or, c'est justement durant les assemblées générales que les copropriétaires ont le loisir de solliciter des détails et précisions sur les travaux qui seront engagés par l'ACP. Dès lors, si la loi a prévu des procédures de décision sur certains travaux, il n'est pas possible d'y déroger via le référendum. Cela signifierait de permettre à un autre groupe que l'ACP de décider...

Le syndic prend donc des risques en utilisant cette procédure pour avaliser une décision d'engager des travaux par voie de référendum.

Par contre, le référendum pourrait être utilisé pour des avis, décisions secondaires ou autres demandes.

Prenons deux exemples :
L'ACP décide de repeindre la cage d'escalier et le budget est accepté en AG. Concernant le choix des couleurs, le syndic fera appel à un décorateur et proposera 5 possibilités. L'assemblée décide de ne pas se réunir juste pour ce point au vu des coûts de la réunion et demande au syndic de solliciter les avis des résidents par voie de référendum, en deux tours... Nous estimons que dans ce premier cas, l'assemblée a parfaitement joué son rôle d'organe souverain et a "délégué" le choix des couleurs (décision qui reste accessoire) par voie de référendum.
Le syndic se trouve face à une situation délicate : un élément important du système de production d'eau chaude sanitaire doit être remplacé très rapidement, mais ce système est vieux de 25 ans et très vétuste... Engager autant de frais (3.000,00 €) sur ce vieux matériel relève du désinvestissement et il serait judicieux d'en profiter pour mettre en place un nouveau boiler (4.500,00 €). Seulement, l'assemblée ordinaire n'est prévue que dans 8 mois... Si le syndic peut agir et procéder à la réparation, nonobstant le coût, il ne peut par contre réaliser le remplacement du matériel sauf décision d'assemblée générale. De deux choses l'une, soit le syndic réunit les copropriétaires en assemblée générale pour solliciter la décision ad hoc, ce qui prendra au minimum 2 semaines eu égard aux délais de convocation (avec risque de panne majeure entretemps) et coûtera près de 500,00 € (frais d'une AG extraordinaire), soit il sollicite l'avis des copropriétaires via un référendum en urgence pour que ces derniers le guident dans sa décision... et sa prise de responsabilités.

Conclusions :

L'utilisation du référendum en copropriété pour prendre des décisions du ressort strict de l'assemblée générale n'est pas légal, même si dans certains cas, cela pourrait se justifier.

Or, en matière de copropriété, tout comme dans toute approche du Droit en général, le bon sens ne l'emporte pas toujours et l'application aveugle du droit aboutit parfois à des conséquences défavorables pour les copropriétaires.

Le syndic étant "l'homme de l'art", il sera bien souvent contraint de décider, dans un sens ou dans l'autre, et il se trouvera toujours, et nous disons bien TOUJOURS, un copropriétaire avisé pour contester.

10. La Contestation d'une décision d'Assemblée Générale

Contester une décision d'Assemblée Générale n'est pas chose aisée mais la loi a prévu des voies de recours bien précises. En matière de copropriété, les actions en Justice se vont via une "citation". Le recours aux services d'un huissier de Justice est donc nécessaire. Nous conseillons donc de solliciter, pour éviter tout risque de procédure, les services d'un avocat spécialisé.

10.1 Conditions pour "agir en Justice"
Pour pouvoir introduire valablement une demande, deux conditions doivent être réunies :

1. être copropriétaire ou démontrer avoir un intérêt à agir,
2. la décision contestée doit être irrégulière, frauduleuse ou abusive.

En conséquence, il faut avoir un intérêt à agir et démontrer que la décision prise porte préjudice au demandeur. L'attitude du demandeur sera également à considérer : a-t-il voté contre, s'est-il abstenu, était-il absent ...? autant de paramètres dont tiendra compte le Juge de Paix afin de vérifier le fondement de la contestation.

Attention toutefois : si un copropriétaire présent à l'assemblée désire faire annuler une décision prise, il faut qu'il ait préalablement voté contre cette décision et que cela puisse être prouvé (mention dans le PV ou alors vote nominatif). A défaut, il ne pourra introduire valablement son action. Si le demandeur désire malgré tout faire annuler une décision pour laquelle il n'a pas manifesté son opposition, il devra en outre démontrer qu'il a été trompé de façon volontaire.
Une décision irrégulière est une décision qui contrevient à une disposition formelle de la loi ou des statuts de la copropriété. Il en va ainsi si les copropriétaires n’ont pas été convoqués ou que cette convocation n’est pas intervenue dans les délais prévus, ou encore si elle ne faisait pas mention des points votés.

Toute irrégularité n’entraîne pas automatiquement la nullité. Le juge conserve un pouvoir d’appréciation.

Une décision de l’assemblée générale peut également relever de l’abus de droit ou de l’abus de majorité, par exemple si elle ne présente qu’un intérêt mineur pour la majorité des copropriétaires qui l’ont votée, tout en causant un préjudice important à un autre.

Enfin, une décision est considérée comme frauduleuse si elle a fait l’objet de manœuvres destinées à tromper la vigilance de l’un ou l’autre copropriétaire.

10.2 Quel tribunal est compétent ?
C'est la Justice de Paix qui traîtera de la demande, du Canton où l'association des copropriétaires trouve son siège social. Ce sera donc toujours le Juge de Paix qui sera amené à trancher et qui pourra apprécier tout d'abord la pertinence de la demande.

10.3 Délai de contestation
La contestation doit être introduite dans les trois mois à partir de la date de l'assemblée générale à laquelle le copropriétaire a assisté personnellement ou par procuration, ou autrement à partir du moment où il a pris connaissance de la décision (date de la notification par le syndic).

Certains statuts précisent que les copropriétaires ont eu connaissance des décisions de l'assemblée générale dans la mesure où ils ont été régulièrement convoqués. Il n'est donc pas nécessaire de leur notifier les décisions prises, mais nous conseillons de pécher par excès de prudence et adresser les procès verbaux par plis recommandés postaux aux copropriétaires absents et non représentés.

10.4 Pouvoirs du Juge de Paix
Lorsque demande lui en est faite, et dans la mesure où les conditions d'introduction de la demande sont fondées, le Juge de Paix peut :
Annuler ou réformer une décision de l'assemblée générale si celle-ci est déclarée irrégulière, abusive ou frauduleuse,
Convoquer une assemblée générale qui en délibèrera lorsque le syndic refuse abusivement de le faire ou si le syndic néglige de convoquer l'assemblée,
Désigner et adjoindre un syndic provisoire en cas de carence ou empêchement du syndic,
Autoriser un copropriétaire à faire exécuter aux frais de l’association des copropriétaires des travaux urgents et nécessaires aux parties communes qui ont été refusés par la majorité de l’assemblée; ou l’autoriser à faire exécuter à ses frais des travaux aux parties communes qui sont seulement utiles,
Autoriser un copropriétaire à se substituer à l’assemblée générale pour lui permettre de prendre à sa place la décision requise, àu cas où l’adoption de cette décision demande une majorité spéciale qui se trouverait bloquée par une minorité de copropriétaires
Le juge de paix peut même aller plus loin : par exemple, il peut modifier le mode de répartition des charges, en cas d’inexactitude, ou rectifier la répartition des quotes-parts dans les parties communes si cette répartition est inexacte ou si elle l’est devenue suite à des modifications apportées à l’immeuble.

10.5 Nullité, suspension et réformation de la décision
L’hypothèse la plus classique est celle où un copropriétaire poursuit l’annulation d’une décision.

Il peut cependant également en demander la réformation; dans ce cas, le juge non seulement supprimera la décision incriminée mais encore lui substituera sa propre décision.

Enfin, si la loi sur la copropriété ne prévoit pas en tant que telle d’action en suspension (si ce n’est pour l’occupant qui ne dispose pas de droit de vote), rien n’empêche cependant un copropriétaire de solliciter semblable suspension sur pied de l’Article 584 CJ, qui concerne les actions introduites sous le bénéfice de l’urgence devant le président du tribunal de 1ère Instance.