LE CONSEIL DE GERANCE
Le Conseil de Gérance tient une place essentielle dans la copropriété.
Il est le lien entre les copropriétaires et le syndic qu'il assiste et contrôle.
Ses membres sont élus par l'assemblée générale des copropriétaires.
Le Conseil de Gérance doit être représentatif des différents courants de la copropriété, il est le lieu privilégié des débats qui permettront d'aboutir à la conduite d'une politique consensuelle.
De nos jours, son rôle est primordial bien que le plus souvent incompris.
Table des matières
1. Ce que dit la loi
1.1 Composition du Conseil de Gérance
1.2 Organisation & pouvoirs du Conseil de Gérance
1.3 F.A.Q.
2. Ce que disent les statuts
3. Ce que veulent les copropriétaires
4. Conclusions
5. Proposition de statuts de fonctionnement d'un Conseil de Gérance
1.Ce que dit la loi
Le conseil de gérance, s'il est prévu par les statuts de l'immeuble, est donc un organe de contrôle du travail du syndic. Il a pour mission d’assister le syndic et de contrôler sa gestion (Art. 577-7,§1, 10, c). Un bon conseil de gérance renforce la communication entre copropriétaires et syndic. Le conseil de gérance joue également le plus souvent le rôle de modérateur, voire de conciliateur entre copropriétaires, résidents et syndic.
Le conseil de gérance n'est pas obligatoire et son organisation interne n'est pas légalement définie. Il appartient donc à l'assemblée générale d'en élire les membres, voire d'un créer un si les statuts ne le prévoient pas, à majorité qualifiée (au minimum les 3/4 de l'assemblée).
Concernant ses modalités de fonctionnement, rien n'est prévu par la loi. Il appartient donc de s'en référer aux statuts, voire de créer et faire valider par l'assemblée générale les modalités de fonctionnement du conseil de gérance.
Une des conséquences directes de la loi du 30 juin 1994 est d'avoir réduit fortement le rôle du conseil de gérance, lequel était le plus souvent considéré comme un contre pouvoir face au syndic.
Dans la mesure où le législateur a réduit les pouvoirs du syndic, celui du conseil de gérance l'a été également tandis que l'assemblée générale retrouve toute sa suprématie de décision.
Le syndic agit donc comme le pouvoir exécutif, sous le contrôle du conseil de gérance qui en fera rapport à l'assemblée générale, souveraine maîtresse.
1.1 Composition du Conseil de Gérance
Comme rien n'est légalement prévu, il appartient à l'assemblée d'en décider, conformément aux statuts s'ils le prévoient. En règle générale, le Conseil de gérance est composé d'un président, d'un secrétaire et de deux assesseurs.
Le syndic ne peut toutefois pas faire partie du Conseil de gérance, au vu des fonctions fixées par la loi.
Le syndic ne peut ainsi être Juge et Partie à la fois. Les membres du Conseil élisent en leur sein un président et un secrétaire. Ces désignations sont selon nous nécessaires. Nous recommandons qu'un affichage mentionne les noms des membres du CG ainsi que leurs fonctions, pour que tous les copropriétaires en prennent connaissance.
Le rôle du président est très important et contribue au bon fonctionnement du conseil:
- il réunit le conseil, dirige les débats et fait procéder aux votes ;
- il assure la liaison entre le syndic et les copropriétaires ;
- il établit un rapport d'activités lors de l'assemblée générale annuelle ;
- il peut parfois convoquer lui-même l'assemblée générale des copropriétaires, en cas de carence du syndic (voir les statuts).
1.2 Organisation & pouvoirs du Conseil de Gérance
Tout comme le point précédent, il appartiendra à l'assemblée d'en fixer les règles ou de les compléter si elles ne sont pas déjà prévues dans les statuts.
Quant aux pouvoirs du conseil, ces derniers ont été réduits par la loi à un rôle d'assistance (recevoir des devis, établir un cahier des charges, préparer l'ordre du jour de l'assemblée générale, visite des communs aux entrepreneurs, etc....) et de contrôle, en ce le contrôle des comptes. Sur ces points, Agéris sollicite du Conseil de gérance et du Vérificateur, l'élaboration d'un rapport annuel dont lecture sera donnée lors de l'assemblée générale ordinaire.
De récents jugements confirment l'interdiction pour un Conseil de gérance, d'être investi des pouvoirs dévolus exclusivement soit au syndic, soit à l'assemblée générale. Par contre, et sous sa seule responsabilité, le syndic peut déléguer provisoirement ses pouvoirs à un membres du Conseil de gérance (avec accord préalable de l'assemblée générale).
Concernant les pouvoirs dits "résiduaires" de l'assemblée générale, il est généralement accepté, en application de l'article 577-6, §7 CC, que pour des raisons pratiques, le conseil de gérance puisse être investi de mandats particuliers tels que la commande d'un travail nécessaire mais non urgent (dans la limite d'un buget raisonnable), voire le choix d'un entrepreneur pour des travaux de moindre importance ou le suivi des dits travaux. Dans ce cas, le CG devra recevoir un mandat particulier qui lui sera conféré non pas par le syndic, mais par l'assemblée générale.
Les dépenses de fonctionnement du Conseil sont inscrites dans les comptes annuels soumis à l'assemblée générale. Les membres du CG peuvent toutefois obtenir par la copropriété le remboursement des dépenses personnellement engagées dans l'exercice de leur fonction (frais de téléphone, photocopies, déplacements, timbrage, lettres en recommandées ...). Ces dépenses doivent être justifiées et conformes à l'intérêt collectif.
1.3 F.A.Q.
- Est-il préférable de souscrire en RC (responsabilité civile) les membres du conseil de gérance ?
OUI, et il appartient au syndic de couvrir en RC le conseil de gérance, et de considérer ces frais en charges communes générales.
- Est-il obligatoire d'être copropriétaire pour intégrer le conseil de gérance ?
Non, sauf si les statuts le mentionnent.
- Le conseil de gérance est-il obligé de contrôler les comptes ?
Oui, il s'agit d'une de ses principales missions, mais l'assemblée peut en décider autrement et confier le contrôle des comptes à un tiers (un autre copropriétaire ou une société comptable extérieure).
- Le conseil de gérance peut-il recevoir des mandats particuliers de la part de l'assemblée (par exemple, choisir un entrepreneur pour des travaux ) ?
Oui, mais attention à ne pas rompre l'équilibre des pouvoirs entre syndic, conseil de gérance et assemblée générale.
- L'assemblée peut-elle imposer au syndic une signature conjointe d'un membre du conseil de gérance pour toute opération de retrait de son compte bancaire ?
Non, le syndic est légalement seul responsable de sa gestion. Une signature conjointe le déresponsabiliserait en cas de problème.
2. Ce que disent les statuts
Comme nous l'avons mentionné ci-avant, la loi sur la copropriété du 30 juin 1994 a réduit fortement les pouvoirs du Conseil de Gérance, limitant ce dernier à un rôle d'assistance et de contrôle du syndic.
Dans les faits, nous constatons que les statuts permettaient très souvent au Conseil de Gérance d'être investis de fonctions proches tantôt de celles du syndic, tantôt de celles de l'assemblée générale.
Ces clauses doivent dorénavant être considérées commes obsolètes si elles devaient sortir du cadre fixé par la loi.
Par contre, et le lecteur le pressentira, de nombreuses incohérences et interrogations persistent puisque d'une part, le rôle du CG est légalement réduit et d'autre, part, ce dernier peut toujours recevoir des mandats particuliers de la part de l'assemblée générale.
Il conviendra dès lors de solliciter systèmatiquement de l'assemblée générale des précisions quant à tout mandat particulier qui serait octroyé au CG, espérant que le légistaleur, dans les discussions actuelles de révision de la loi sur la copropriété, mettra fin à ces risques d'interprétations divergentes.
Agéris se montre donc partisan de clairement définir les modalités de fonctionnement du Conseil de Gérance afin d'éviter à celui-ci de se voir prêter des fonctions réserves à l'assemblée générale ou au syndic.
3. Ce que veulent les copropriétaires
Au sein des copropriétés gérées par nos soins, près de 75 % ont constitué un Conseil de gérance. Il est des immeubles où les membres du CG prennent en charge nombre de fonctions telles que le remplacement des nominettes, l'affichage des avis, le contrôle de l'horaire de la femme d'ouvrage, les visites des lieux avec les entrepreneurs pour la réalisation des devis, voire le relevé des décompteurs et calorimètres...
Il en est d'autres où le CG s'en tient uniquement à sa fonction définie par la loi, c'est à dire contrôler la gestion du syndic et en faire rapport à l'assemblée générale.
Enfin, et il s'agit là de la situation qui nous est la moins agréable, certains membre de Conseils de Gérance se montrent parfois très méfiants à l'égard de leur syndic, estimant qu'ils sont là pour le surveiller de (trop) près, convaincus du bien fondé de leur démarche. Nous pouvons comprendre ce genre d'attitude selon l'expérience antérieure de la copropriété, mais nous n'accepterons jamais les démarches stériles et inconstructives de certains qui ne visent qu'à satisfaire leur propre égo au détriment de l'intérêt général de la copropriété.
Les rapports syndic / conseil de gérance sont parfois tendus et un détestable climat peut parfois se créer.
Ce fut une des principales raisons qui nous a poussé à réaliser, lors de chaque réunion, un rapport des délibérations ; et ce afin d'éviter toute interprétation erronée des décisions prises collégialement par le syndic et le Conseil.
Ce que nous constatons aussi parfois, c'est le manque d'informations, dans le chef des résidants, quant aux fonctions des membres du Conseil de Gérance.
Certains résidants n'hésitent parfois pas à les interpeller excessivement, estimant (à tort) qu'ils sont là pour gérer leurs petits problèmes privatifs (perte de clé, wc bouché, troubles de voisinage, ampoule à remplacer, etc....). Nous avons parfois constaté de désagréables situations où les membres du Conseil de Gérance étaient considérés comme co responsables de problèmes dont seul le syndic a la charge, ce qui pousse parfois certains membres à démissionner ou à ne plus se porter candidat.
Il nous semble impératif de clairement définir les fonctions du Conseil de Gérance et d'en porter à la connaissance des résidants le rôle précis.
Des statuts de fonctionnement pourraient être rédigés et joints au règlement d'ordre intérieur.
4. Conclusions
Qu'il soit ou non prévu statutairement, nous sommes partisans de constituer, pour chaque copropriété, un Conseil de Gérance dont les fonctions resteraient limitées à celles définies par la loi, c'est-à-dire la surveillance de la gestion du syndic et l'assistance de ce dernier pour certaines tâches.
Nous ne nous opposons pas à ce que le Conseil de Gérance prenne à coeur ses missions, encore faut-il éviter qu'il s'adonne à des tâches dévolues exclusivement soit au syndic, soit à l'assemblée générale, au risque d'engager la responsabilité de ses membres et se mettre ainsi en péril.
Nous avons vécu l'exemple d'un Conseil de Gérance qui, estimant que la façade de l'immeuble méritait un rafraîchissement, a sollicité un projet de rénovation via un architecte sans aval de l'assemblée générale et s'est vu ensuite refuser par cette dernière d'en payer les prestations (à peu près 5.000,00 €uros)...
Nous sommes donc aussi favorable à une couverture RC (responsabilité civile) du CG (Conseil de Gérance).
5. Proposition de statuts de fonctionnement d'un Conseil de Gérance
(textes libres pouvant servir à l'élaboration de statuts de fonctionnement du CG)
LES MEMBRES DU CONSEIL DE GERANCE
Les membres du Conseil doivent obligatoirement avoir la qualité de copropriétaires (être propriétaire d'au moins un lot de la copropriété).
Les conjoints des copropriétaires peuvent également être élus. Si les deux conjoints sont copropriétaires d'un même lot, un seul d'entre eux, peut être candidat. Le conjoint d'un copropriétaire ne peut d'ailleurs être désigné membre du conseil syndical que s'il dispose d'un mandat exprès en ce sens.
Un copropriétaire qui est également salarié de la copropriété peut se présenter au poste de membre du CG. Le règlement de copropriété ne peut pas l'interdire. C'est le cas si le gardien de la copropriété est aussi copropriétaire. Il est employé par la copropriété mais reste sous l'autorité du syndic. Dans le cas où il représente une menace en ce qui concerne l'indépendance ou la sérénité du CG, il ne serait pas réélu.
Le syndic, ses ascendants ou descendants, ainsi que ses préposés même s'ils sont copropriétaires ne peuvent être membres du CG.
Sous réserve de l'appréciation des juges, un usufruitier ne peut être membre du conseil syndical. L'usufruitier est titulaire d'un droit d'usage et d'habitation mais ne peut être assimilé à un copropriétaire, puisqu'il ne dispose que d'un droit de jouissance et n'est pas assuré de recevoir une pleine propriété à l'issue du démembrement de propriété.
Les candidats doivent être volontaires et faire acte de candidature, soit avant l'assemblée et, dans ce cas, la convocation peut l'indiquer, soit au cours de l'assemblée. Tout copropriétaire peut voter pour ou contre l'élection de tel ou tel candidat.
Les candidats sont élus par l'assemblée générale, à la majorité, c'est-à-dire à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.. En cas de pluralité de candidatures, le vote sera réalisé en deux tours.
Dans l'hypothèse où rien n'est prévu dans le règlement de copropriété, l'élection d'un CG peut être décidée par l'Assemblée générale statuant à la majorité des 3/4.
Si le CG ne peut être constitué, faute de candidature ou pour défaut de majorité requise, mention doit en être faite dans le procès verbal de l'assemblée générale.
L'assemblée générale ne peut désigner un nombre de membres du CG différent de celui prévu par le règlement de copropriété. S'agissant d'une modification du règlement de copropriété, l'assemblée ne pourrait en effet prendre une telle décision qu'à la majorité requise. A défaut de clause du règlement de copropriété relative à l'organisation et au fonctionnement du CG, une assemblée générale peut fixer ces règles à la majorité des 3/4.
La mission des membres du CG prend fin :
- A l'arrivée du terme de leur mandat .
- Par la révocation. Celle-ci doit avoir lieu à la même majorité que la nomination.
- Par la démission (celle-ci est présentée soit au président du conseil, soit au syndic).
Si l'assemblée générale ne fixe pas de durée au mandat des membres du CG, ceux-ci sont révocables à tout moment.
Le conseil ne possédant pas la personnalité juridique, il ne peut voir sa responsabilité engagée. Toute action sera donc exercée contre chaque membre pris individuellement. Les membres du CG sont personnellement responsables des fautes graves et intentionnelles commises dans l'accomplissement de leur mission. Il est recommandé aux membres du CG de contracter une assurance "responsabilité civile", payée par l'assemblée générale.
ORGANISATION DU CONSEIL DE GERANCE
En général c'est le CG qui fixe lui-même les règles relatives à son organisation et à son fonctionnement, sauf si le règlement de copropriété le prévoit.
Le conseil doit être composé d'au moins trois personnes. Le choix d'un nombre impair est conseillé pour pour faciliter les votes.
Les membres du Conseil élisent un président. Cette désignation est obligatoire. Le procès verbal de l'assemblée signalera le nom du président élu pour que tous les copropriétaires en prennent connaissance.
Son rôle est très important et contribue au bon fonctionnement du conseil syndical :
il réunit le conseil syndical, dirige les débats et fait procéder aux votes;
il assure la liaison entre le syndic et les copropriétaires;
il établit un rapport d'activités lors de l'assemblée générale annuelle;
il peut parfois convoquer lui-même l'assemblée générale des copropriétaires, en cas de carence du syndic et après une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de huit jours.
Les membre du CG ne sont pas rémunérés. Leurs dépenses de fonctionnement sont inscrites dans les comptes annuels soumis à l'assemblée générale. Les membres du CG peuvent toutefois obtenir par la copropriété le remboursement des dépenses personnellement engagées dans l'exercice de leur fonction (frais de téléphone, photocopies, déplacements, timbrage, lettres en recommandées ...). Ces dépenses doivent être justifiées et conformes à l'intérêt collectif.
ROLE DU CONSEIL DE GERANCE
Ce rôle est défini par l'article 577 du Code Civil : il "assiste" et "contrôle" la gestion du syndic et peut mener à bien toutes missions particulières que lui confie l'Assemble Générale. Le CG rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de sa mission.
- Assistance & Conseil :
Le Conseil donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur les questions pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. Cet avis donné au syndic ou à l'assemblée générale peut être donné spontanément ou par obligation.
Cette assistance est souvent requise par le syndic lors de l'approbation des comptes et du quitus ou pour faire le bilan sur la gestion de l'exercice écoulé. L'avis du Conseil peut s'avérer obligatoire lorsqu'il s'agit de travaux urgents dont le montant dépasse le seuil maximum voté lors de l’assemblée générale.
Le syndic a besoin d'un contact dans l'immeuble pour l'informer des actes et situations portant dommage aux parties communes de l'immeuble. Le conseil de gérance peut également servir d'intermédiaire auprès des copropriétaires en difficulté et qui ne peuvent répondre aux appels de fonds. Il pourra être consulté à la demande du syndic sur des problèmes importants : travaux urgents, convocation d'une assemblée générale, définition de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle...).
Le Conseil de Gérance est habilité à demander au syndic la convocation de l'Assemblée générale en précisant les questions qui devront figurer sur l'ordre du jour. Cette Assemblée sera valablement convoquée par le président du CG après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de 8 jours.
- Contrôle du syndic:
Le Conseil de gérance contrôle la gestion du syndic, et notamment la comptabilité de ce dernier, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats.
Le contrôle porte :
Sur la comptabilité du syndic : il vérifie l'exactitude des dépenses engagées et leur répartition entre les copropriétaires.
Il s'assure que tous les fournisseurs, entreprises et prestataires ont bien été réglés. En parallèle il s'assure que les copropriétaires règlent les appels de charges.
Le Conseil de Gérance est chargé de contrôler la préparation du budget jusqu'à sa concrétisation.
Il pourra présenter un rapport à l'Assemblée au moment de l'approbation des comptes et ainsi influencer la décision de donner ou refuser le quitus au syndic.
Sur l'exécution par le syndic des décisions de l'Assemblée (contrats de travail, contrats de maintenance des équipements...). Il peut obliger le syndic à les exécuter.
Il convient de donner au Conseil les moyens d'exercer ce contrôle : il peut en effet prendre connaissance et obtenir copie, à sa demande et après en avoir avisé le syndic, de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de la copropriété. Le Conseil de Gérance peut demander copie au syndic de la liste des copropriétaires, mais dans le respect des récentes conditions fixées par la Commission sur la Vie Privée.
Le Conseil de Gérance peut habiliter un ou plusieurs de ses membres à prendre connaissance et à recevoir copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des différentes catégories de documents précités. Un contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an avant l'assemblée générale annuelle, au cours de laquelle les copropriétaires approuvent les comptes du syndic pour l'exercice écoulé.
Le Conseil de Gérance, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par la copropriété et réglées par le syndic.
- L'information des copropriétaires
Le Conseil de Gérance doit rendre compte de sa mission, chaque année, lors de l'assemblée générale. En dehors de l'assemblée générale annuelle, les copropriétaires sont informés par un compte rendu établi après chaque réunion du conseil syndical et signé par ses membres.
- Les délégations particulières
L'assemblée générale peut confier au Conseil de Gérance des délégations particulières pour prendre une décision de gestion courante de l'immeuble qui nécessiterait en principe un vote des copropriétaires. L'assemblée générale peut ainsi mandater le Conseil de Gérance pour qu'il se charge d'arrêter les modalités d'exécution de travaux d'entretien, d'étudier des devis, de choisir une entreprise, ... Les copropriétaires doivent être informés du contenu et des modalités de cette délégation de pouvoir.
LE CAS DES GROUPES D'IMMEUBLES
Dans une copropriété composée de plusieurs bâtiments, chacun d'entre eux peut constituer un Conseil de Gérance spécifique, dit "secondaire".
Le Conseil de Gérance syndical secondaire doit être représenté au Conseil de Gérance général. Chaque Conseil secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins. Le nombre de sièges dont il dispose est proportionnel à l'importance du ou des lots qui constituent ce Conseil de Gérance secondaire.
A défaut de stipulation particulière du règlement de copropriété, les copropriétaires désignent leurs représentants au Conseil de Gérance au cours d'une assemblée générale ordinaire. Chaque immeuble désignera son Conseil de Gérance secondaire.
Voir l'article de P. Vandenabeele (DH du 16/10/2007)
