MISSIONS DU SYNDIC

1 Ce que dit la loi (l'article 577 du Code Civil ou loi sur la copropriété)
1.1 Qui peut être syndic ?
1.2 L'obligation de nommer un syndic
1.3 S'il n'y a pas de syndic ?
1.4 Durée du mandat d'un syndic
1.5 Les compétences du syndic (telles que définies par la loi)
1.6 Les Missions légales du syndic
1.7 La fin de mission du syndic
1.8 F.A.Q.
1.9 Transfert de la mission du syndic
1.10 F.A.Q. (2)
2 Les statuts
2.1 Généralités
2.2 Des statuts parfois obsolètes...
2.3 En règle générale
3 Ce que veulent les copropriétaires
4 Conclusions

1. Ce que dit la loi (l'article 577 du Code Civil ou loi sur la copropriété)
Commençons nos premières réflexions en précisant que c'est dorénavant le vocable "syndic" qui a été retenu par la loi, en lieu et place de "gérant", et ce afin d'éviter toute confusion avec la fonction de régisseur.

Le syndic est le représentant de l'association des copropriétaires. Il est un peu, comme au sein d'une société, considéré comme l'Administrateur Délégué (ou l'exécutif) ; les copropriétaires pouvant être considérés comme les actionnaires de la-dite société.

On qualifie aussi le syndic comme étant l'organe légal de l'association. Il la représente en Justice pour toute action relative à la réalisation de l'objet social de la copropriété, lequel consiste en la conservation et l'administration des parties communes de l'immeuble.

Une petite précision toutefois, l'association des copropriétaires n'est PAS propriétaire des parties communes. Les propriétaires des parties communes sont les différents copropriétaires, à raison de leurs quotités respectives. L'association a donc l'obligation d'entretenir et conserver ces "communs" qui ne lui appartiennent pas, par l'intermédiaire du syndic et pour le compte des différents copropriétaires.

1.1 Qui peut être syndic ?
C'est l'assemblée qui nommera son syndic, professionnel ou non, sur simple décision majoritaire (sauf dispositions plus contraignantes fixées par les statuts). Cela signifie qu'en cas d'élection d'un syndic, c'est celui qui remportera le plus de votes (en quotités) qui sera élu. Nous conseillons toutefois aux copropriétaires une élection en deux tours si, au premier tour, aucun candidat n'obtient la majorité dite absolue (soit plus de 50 % des quotités présentes ou représentées à l'assemblée générale).

S'il n'est pas professionnel, le syndic devra obligatoirement être un copropriétaire. A défaut, il sera agréé par l'IPI, l'Institut Professionnel des Agents Immobiliers (www.ipi.be) . Gérer une copropriété sans être agréé par l'IPI et sans être copropriétaire est sévèrement punissable pénalement et civilement.

Le syndic peut être une personne physique ou une personne morale, bénévole ou rémunéré (attention à déclarer les émoluments perçus si vous êtes syndic bénévole, le fisc veille...).

Certaines professions libérales s'octroient, malgré les réticences affichées par l'IPI, la possibilité de "faire du syndic" en complément de leur activité principale. Cela est parfois le cas d'architectes, avocats, comptables et géomètres. Nous ne nous pencherons pas davantage sur cette singularité sauf à souligner les risques de collusions qui y sont liés.

Vous comprendrez cependant que nous sommes de fervents partisans de l'adage "à chacun son travail ou sa spécialité".

Enfin, un syndic provisoire peut aussi être désigné par le Juge, à la demande d'un tiers ou d'un copropriétaire.

1.2 L'obligation de nommer un syndic
OUI, il est impératif que toute association de copropriétaires soit représentée par un syndic, lequel est seul habilité a l'administrer.

Dans certains cas (très petits immeubles composées de 2 à 4 lots), il est possible de ne pas nommer de syndic. Par exemple, lorsque la nomination d'un syndic pose tellement de contraintes tandis que la gestion de l'immeuble ne le justifie pas.

1.3 S'il n'y a pas de syndic ?
Tout copropriétaire et même un tiers peuvent introduire une requête auprès de la Justice de Paix en désignation d'un syndic (art. 577-8,§1er, al.1).

Dans le cas d'immeubles neufs, il appartient au promoteur de désigner un syndic dont le mandat expirera de plein droit à la première assemblée générale ordinaire.

Il est également possible qu'un ou des copropriétaire(s), représentant au moins 20 % des quotités générales de l'immeuble (art. 557-6, §2) convoquent régulièrement l'assemblée générale afin d'élire un syndic.

1.4 Durée du mandat d'un syndic
5 ans maximum, sans tacite recondution possible, mais renouvelable.
Précisons encore que le syndic ne peut, sauf décision de l'assemblée générale, souscrire d'engagements pour un terme excédant la durée de son mandat.

De même, la loi prévoit que le syndic peut être révoqué à tout moment par l'assemblée générale (art. 577-8, §6).

1.5 Les compétences du syndic (telles que définies par la loi)
La loi du 30 juin 1994, fixe un cadre général concernant les pouvoirs & compétences du syndic, à savoir :

A. Les pouvoirs du syndic définis au sein de l'article 577-8,§4 ne sont pas concurrents. Le syndic ne pourra donc les partager avec l’assemblée générale, et encore moins avec le conseil de gérance. Toute clause limitant les pouvoirs de gestion du syndic doit être considérée comme nulle et non avenue.
On lit d'ailleurs dans les dispositions de l'article 577-8,§4, ces premiers mots : "Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le réglement de copropriété, le syndic est chargé..." .

B. Le syndic ne pourra se voir confier des pouvoirs qui, en vertu de la loi ou des statuts sont du ressort exclusif de l'assemblée générale.

C. Les statuts de l'immeuble (règlement général de copropriété) doivent préciser l'étendue des pouvoirs supplémentaires du syndic, soit ceux qui diffèrent des dispositions de l'article 577-8, §4.

1.6 Les Missions légales du syndic
Le syndic est compétent pour accomplir tous les actes nécessaires à l'exercice de ses pouvoirs légaux et statutaires. Il est donc le pouvoir exécutif de l'association.
Lorsque le syndic dresse la comptabilité de l'association, convoque l'assemblée, surveille les travaux, il n'a nullement besoin de recevoir des instructions, il pose des actes faisant partie de sa mission légale.

Nombre de copropriétaires font valoir l'alinéa 3 de l'article 577-8, §4 : "le syndic est chargé d'exécuter ou de faire exécuter les décisions de l'assemblée générale".

Nous rappelons ici qu'une telle clause devra, dans nombre de cas, faire l'objet de précisions via des délibérations en assemblée générale. Les décisions prises devront toujours l'être dans le cadre de l'intérêt général des copropriétaires et sur des questions, rappelons le, liées à la conservation et à l'administration des parties communes.

Le syndic ne pouvant être juge de la régularité d'une décision de l'assemblée, il se limitera à un rôle de conseiller, fera valoir d'éventuelles réserves puis sera tenu d'exécuter la décision qui aura été prise. En cas de désaccord important, le syndic pourrait n'avoir d'autre choix que de démissionner.

De même, le syndic est tenu de poser les actes matériels et juridiques liés à la conservation et l'administration provisoires des parties communes (article 577-8, §4). Ce pouvoir, qui lui est donné par la loi, pose parfois des problèmes d'interprétation ; des divergences étant le plus souvent observées entre copropriétaires et syndic. Le syndic devra donc oeuvrer avec prudence et ne pas en abuser, au risque d'engager sa responsabilité et de devoir en justifier devant l'assemblée générale.

Voici quelques attributions du syndic dans le cadre de sa mission légale de gestion administrative :

• la comptabilité de l'association (appels de fonds, paiements des fournisseurs, établissement d'un bilan annuel, gestion des fonds propres, etc...) ;
• l'exécution de travaux d'entretien des parties communes ;
• l'exécution des travaux qualifités d'urgents et nécessaires ;
• le contrôle de l'exécution des travaux décidés par l'assemblée générale ;
• l'action en référé en désignation d'expert pour faire constater un dommage subi aux parties communes ;
• la tenue de l'assemblée générale annuelle dans les formes requises par la loi ;
• l'établissement de l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire ;
• la mise au registre des décisions prises par l'assemblée générale ;
• l'action en réparation pour défaillance dans la construction de l'immeuble ;
• l'action en saisie conservatoire pour des débiteurs irréguliers importants ;
• l'engagement et licenciement d'une femme d'ouvrage, sauf pour la concierge, dont le licenciement est du ressort de l'assemblée générale ;
• la conservation et la garde des archives de la copropriété ;
• s'assurer du bon fonctionnement de tous les services communs et faire le nécessaire pour en permettre leur utilisation (obligation de moyens).

• les réparations nécessaires mais non urgentes ;
• les dépenses liées à l'embellissement des parties communes ;
• l'engagement/licenciement d'une concierge ;
• la mise en location d'un bien commun ;
• la mise en place d'un fonds de réserve destiné à couvrir des dépenses d'investissement ultérieures ;
• l'indemnisation d'un tiers ou d'un copropriétaire sinistré et dont la responsabilité incombe à la copropriété.

1.7 La fin de mission du syndic
Le syndic, bien qu'il soit un élément indispensable au bon fonctionnement d'une copropriété, reste constamment en position précaire. Sa mission peut prendre fin dans les cas suivants :

A. La fin de mandat
Comme mentionné supra, le mandat du syndic ne peut excéder 5 ans et ne peut être tacitement reconduit. Une fois arrivé au terme de son mandat, le syndic devra poser la question de sa reconduction lors de l'assemblée générale ordinaire. S'il n'est pas reconduit, sa mission prendra fin dans les conditions prévues par son contrat ou celles fixées par l'assemblée générale.

B. Première assemblée générale
Le mandat du syndic désigné par le règlement de copropriété (dans le cas d'un immeuble neuf), prend fin de plein droit lors de la première assemblée générale ordinaire.

C. Démission du syndic
Si l'assemblée dispose du pouvoir de révoquer à tout moment son syndic, ce dernier peut, en contrepartie, et à tout moment, démissionner.
Il s'agit là, bien entendu, d'un principe théorique dont l'application s'avère cependant plus complexe ; le syndic ne pouvant démissionner "sur le champs" et laisser l'association des copropriétaires en désarroi et sans mandataire.

Pourtant, la loi sur la copropriété ne donne pas de précisions quant au fait que le syndic puisse à tout moment démissionner, mais tant la jurisprudence que la déontologie professionnelle imposent au syndic de ne jamais causer de préjudices ni dommages à la copropriété. En conséquence, le syndic devra toujours faire acter sa démission via la tenue d'une assemblée générale et observer un préavis qui permettra à la copropriété d'organiser sa succession mais qui lui permettra également de clôturer à une date précise sa comptabilité et veiller à une sereine transition des dossiers en cours et archives vers son successeur.

Nous rappelons également que le syndic reste responsable de "sa" période de gérance, même s'il a obtenu décharge de l'assemblée générale.

Enfin, de récentes dispositions déontologiques et légales obligent les syndics à une parfaite collaboration lors du transfert des dossiers et fonds d'une copropriété. A défaut, des sanctions peuvent être prises à l'égard du syndic négligent, outre l'obention d'éventuels dommages et intérêts.

D. Révocation du syndic
L'article 577-8, §6 stipule clairement : «l’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic, elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des fins déterminées ».

Cela signifie qu'à tout moment, le syndic peut être révoqué par l'assemblée générale, sans qu'elle doive se justifier. Il est entendu que si la confiance entre l'assemblée générale et le syndic est rompue, il sera difficile pour ce dernier de continuer à oeuvrer en sa qualité d'organe de la copropriété.

De même qu'en cas de démission du syndic, la révocation devra toujours être décidée en assemblée générale, via un vote majoritaire des copropriétaires présents et représentés.

Bien que la révocation soit un droit clairement reconnu dans le chef de l'assemblée générale (elle n'est pas une faute en soi), elle se doit d'être utilisée parcimonieusement et dans le respect de certaines obligations dont l'octroi d'un délai de préavis (sauf en cas de faute grave).

Il conviendra également d'observer les clauses du contrat de syndic afin d'éviter à la copropriété le versement d'éventuelles indemnités.

L'assemblée doit également éviter de nuire à la réputation du syndic qui, s'il estime avoir été révoqué sans motif ou de manière inconsidérée ou dans des circonstances dommageables, pourra exiger des compensations.

1.8 F.A.Q.

• Quid si l'échéance du mandat du syndic se termine avant l'assemblée générale statutaire ?
  Il arrive parfois que l'assemblée générale donne au syndic un mandat d'une durée très précise, au jour près. Par exemple, si le procès verbal stipule que le syndic reçoit un mandat d'un an (sous entendu, un an calendrier, soit 365 jours), et que l'assemblée s'est tenue un jour précis, le mandat du syndic se terminera de plein droit 365 jours après cette prise de décision. Si le syndic omet de réunir les copropriétaires en assemblée générale avant ce terme, il perd automatiquement tout pouvoir.
  
  Dans ce cas, seuls un Juge de Paix régulièrement saisi à cet effet ou une assemblée générale dument et régulièrement convoquée par un groupe de copropriétaires qui représentent au moins 20 % des quotités générales pourront désigner un syndic (provisoire s'il est désigné par le Juge).
  
  Pour éviter ce type de problème juridico-technique, nous conseillons d'inscrire au sein du procès verbal que le syndic dispose, par exemple, d'un mandat de gestion d'un exercice jusqu'à la prochaine assemblée générale ordinaire qui devra se tenir endéans les 2, 3 ou 4 mois après la fin de l'exercice fiscal, lequel se termine à telle date précise.
  
  De ce fait, le syndic dispose d'une latitude pour fixer la date de l'assemblée générale et évite ainsi toute contestation quant à la validité de son mandat.

• Que se passe-t-il en cas de décès du syndic ?
  Comme pour la question précédente, soit un Juge de Paix régulièrement saisi à cet effet ou une assemblée générale dument et régulièrement convoquée par un groupe decopropriétaires qui représentent au moins 20 % des quotités générales pourront désigner un syndic (provisoire s'il est désigné par le Juge).
  

1.9 Transfert de la mission du syndic
L’article 40 du code déontologique de l'IPI précisent que l’agent qui termine son mandat de syndic doit s’efforcer de rendre ce transfert aussi aisé que possible.

Or, l'IPI impose dorénavant aux syndic professionnels agréés la signature d'un contrat de syndic qui prévoit obligatoirement les mentions suivantes : définition des parties, début du mandat, sa durée, l'objet du contrat ainsi que les modalités de fonctionnement du bureau du syndic, dont les modalités de fin de contrat.

L'article 2 de la loi du 15 décembre 2005, qui complète les dispositions de l'article 577-8,§4, précise que : le syndic est chargé de transmettre à son successeur tous les documents concernant la copropriété ainsi que les actifs dont il avait la gestion.

En conséquence de ces dispositions, le syndic "sortant" se devra de respecter un délais de préavis dont il profitera pour mettre en ordre sa comptabilité et organiser le transfert de tous les documents et actifs liés à la copropriété.

Les deux syndic devront se rencontrer et signer tous deux un document ad hoc reprenant les principaux documents remis et reçus.

Le syndic "entrant" devra faire valoir dès le début de son mandat ses prérogatives dans la gestion des comptes bancaires de la copropriété dont il deviendra le mandataire (nous précisons ici que l'ouverture systématique de nouveaux comptes bancaires en cas de changement de syndic n'est nullement une obligation). Il avertira les différents fournisseurs de sa prise de fonction, affichera ses coordonnées au sein de l'immeuble et veillera au paiement des honoraires et autres frais restant à devoir à son confrère "sortant".

A défaut pour les syndics de ne pas mettre tout en oeuvre pour assurer à la copropriété un transfert serein et dans les meilleurs délais et conditions, ces derniers s'exposent tant à des sanctions pouvant être prises par l'IPI qu'à une demande en dommages et intérêts au profit de la copropriété.

1.10 F.A.Q. (2)

• En cas de changement de syndic en cours d'exercice, quelles sont les obligations du syndic "sortant" en matière de comptabilité ?
  Bien que de récentes précisions aient été apportés tant par le législateur que par l'IPI, la transition "comptable" peut s'avérer plus complexe qu'elle n'y paraît.
  
  En effet, il convient tout d'abord de souligner que le syndic n'est pas tenu de réaliser une comptabilité selon un plan comptable normalisé s'imposant à tous les syndics (comme cela est le cas en comptabilité de sociétés). Le législateur n'impose pas non plus une comptabilité dite en "partie double", seul système permettant pourtant une rigueur sans faille dans la gestion financière.
  
  Le syndic utilise dès lors la méthode qui lui semble la plus appropriée, pour autant que l'assemblée marque son accord.
  
  Les seules obligations déontologiques devant être respectées par le syndic sont la réalisation d'un facturier complet, des journaux d'entrées et de sorties, d'un bilan qui permette de connaître les créances et dettes de la copropriété ainsi que la hauteur des fonds propres (fonds de roulement et fonds de réserves), la garde des extraits bancaires ainsi que la réalisation des décomptes de charges pour chaque lot.
  
  Ajoutons encore que certains syndics réalisent toujours des comptabilités trimestrielles, mais cette façon de faire a plutôt tendance à disparaître.
  
  Il est vrai qu'en pratique, ce qui intéresse les copropriétaires, ce sont les montants de leurs charges annuelles, ce qu'ils doivent soit "repayer", soit "retoucher" , mais aussi savoir si les autres copropriétaires sont "en ordre" et de combien dispose la copropriété (fonds de roulement et fonds de réserve)...
  
  Tant que ces montants sont clairement indiqués et compris par la majeure partie des copropriétaires, nous constatons que la méthode de calcul, le logiciel ou la présentation utilisés importent peu.
  
  Nous notons aussi que nombres d'associations de copropriétaires mandantent des vérificateurs aux comptes qui sont eux-mêmes copropriétaires. Le syndic n'a dès lors pas toujours la possibilité d'utliser une méthode ou un logiciel trop complexe qui, même s'il réalise une comptabilité parfaite, rigoureuse et sérieuse, risque de ne pas être bien compris.
  
  Vous comprendrez dès lors, au vu de ces considérations, les difficultés qui peuvent se présenter lors d'un changement de syndic en cours d'exercice, avec utilisation de deux méthodes distinctes et parfois très différentes d'un syndic à l'autre. Il est également fréquent que lors d'une reprise de mandat, le syndic 'entrant" soit amené à reprendre la comptabilité depuis le tout début de l'exercice fiscal durant lequel il est entré en fonction, au risque de solliciter un défraiement complémentaire pour ce travail de reprise.
  
  Mais revenons donc à la question.
  
  En principe, le syndic "sortant" est tenu de réaliser une clôture provisoire en date de fin de son mandat. Il remettra à son confrère le facturier dument complété ainsi que les extraits bancaires, outre les journaux de banque. Selon la méthode comptable ou le logiciel utilisés, il remettra au syndic "entrant" un état de compte de chaque copropriétaire, sur base provisionnelle, ainsi qu'un bilan provisoire arrêté en date de fin de mandat.
  
  Le syndic "sortant" devra donc remettre l'ensemble des documents en sa possession, répondre aux éventuelles questions du syndic 'entrant" et des vérificateurs aux comptes et attendre que l'assemblée générale donne son approbation sur "sa" période comptable.
  
  
• Les comptes du syndic "sortant" doivent-ils être vérifiés et, à défaut, quelle et la responsabilité du syndic "sortant" si les comptes de nos pas approuvés ?
  Ces questions nous sont régulièrement posées. Il faut cependant distinguer la vérification des comptes de leur approbation.
  
  Seule l'assemblée générale a le pouvoir de donner décharge au syndic sur sa comptabilité et approuver les comptes.
  
  Par contre, la loi n'oblige pas une vérification de la comptabilité du syndic par un vérificateur aux comptes. Ce sont bien souvent les statuts qui organisent cette fonction, le plus souvent dévolue aux membres du Conseil de gérance, lequel a pour fonction légale d'assister et contrôler la gestion du syndic (art. 577-7, §1).
  
  Il conviendra donc de s'en référer aux statuts de l'immeuble, mais rien n'empêche l'assemblée générale de déléguer la vérification des comptes à un copropriétaire, voire à un tiers.
  
  En pratique, nous constatons que bon nombre de copropriétés "disposent" d'un vérificateur aux comptes qui remet, avant chaque assemblée générale ordinaire, un rapport succinct sur ses constatations. En règle générale, l'approbation des comptes par le vérificateur emporte l'approbation des comptes par l'assemblée générale. L'inverse reste également valable.
  
  L’assemblée générale peut donc accepter ou refuser d’approuver les comptes établis par le syndic, qu'ils aient été ou non vérifiés. Si les comptes ne sont pas approuvés, il convient de clairement mentionner les points litigieux afin que le syndic puisse donner les éclaircissements nécessaires. L'assemblée ne pourra cependant en aucun cas les modifier elle-même. Seul le syndic est habilité à donner suite ou non aux demandes de l’assemblée. En cas de désaccord persistant, il appartient au juge de paix de trancher.
  
  Si les comptes ne sont pas approuvés et que l'assemblée ne mentionne pas clairement sur quels points précis les problèmes se posent, le syndic pourrait exercer un recours contre l'assemblée.
  
  Nous noterons que la directive n° 13 ayant pour objet l'article 40 du Code de Déontologie impose au syndic de "prendre les initiatives adéquates pour que l'assemblée générale puisse se prononcer à ce sujet, il fera part des réserves éventuelles à son confrère ".
  
  In fine, il est important de se rendre compte que des comptes non approuvés ne sont pas opposables. Un locataire bien informé pourrait très bien refuser de payer sa régularisation sous prétexte que les comptes qui lui ont été remis n'ont pas été approuvés par l'assemblée générale et sont donc susceptibles de modifications. Il en est de même pour un ex-copropriétaire auquel il est demandé de payer un solde débiteur.
  

  A titre d'exemple, nous citerons le cas d'un immeuble où s'est produit, au beau milieu de l'exercice fiscal, un changement de syndic. Les statuts de cet immeuble imposent au conseil de gérance de vérifier les comptes du syndic avant leur approbation en assemblée générale. L'habitude voulait que chaque trimestre, le vérificateur aux comptes se rende en les bureaux du syndic pour effectuer sa mission, les comptes étant particulièrement complexes (nombreuses clés de répartitions). Le syndic "sortant" a réalisé une comptablité simplifiée pour les 6 mois durant lesquels il fut gérant. Un bilan a été établi. Entre temps, il avait déjà remis à son successeur tous les autres documents liés à la comptabilité. Il s'avère cependant que le vérificateur aux comptes ne s'est pas manifesté malgré plusieurs rappels du syndic "sortant". Le syndic 'entrant" a de son côté contraint son confrère à lui remettre sa comptabilité non vérifiée sous prétexte qu'aucune retenue de documents n'est possible. L'IPI a également confirmé sous peine de sanction, les documents doivent être remis, malgré les réserves émises par le syndic "sortant". Le syndic "sortant" s'est donc exécuté. Plusieurs mois plus tard, l'assemblée n'a pu approuver ces comptes puisque n'ayant pas reçue les explications pour les comprendre...
  
  A ce jour, soit plus de deux anx plus tard, l'affaire n'est toujours pas terminée...
  

2. Les statuts
2.1 Généralités
Le premier paragraphe de l'article 577-4 de la loi du 30 juin 1994 stipule que l'acte de base et le règlement de copropriété forment ensemble "les statuts de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâti". Les statuts sont rédigés en la forme authentique (devant notaire), ce qui permet la transcription de ceux-ci à la conservation des hypothèques.

Cette formalité permet de les rendre opposables à tout tiers. Elle fait naître la personalité juridique de l'association des copropriétaires si l'immeuble est composé d'au moins deux lots distincts appartenant à au moins deux copropriétaires distincts.

Toute copropriété dispose de statuts dument enregistrés (ou transcrits à la conservation des hypothèques).

Les statuts de l'immeuble sont constitués par l'acte de base, le règlement de copropriété et le règlement d'ordre intérieur.

L'acte de base ainsi que le règlement général de copropriété sont obligatoires. Le règlement d'ordre intérieur, quant à lui, peut être rédigé ultérieurement.

L'acte de base doit comprendre la description de l'ensemble immobilier, celle des parties communes et privatives ainsi que les quote part dans les parties communes de chaque lot privatif.

Le règlement de copropriété doit quant à lui comprendre la description des droits et obligations de chaque copropriétaire eu égard aux parties communes, les modalités de réparition des charges communes, les modalités de tenue des assemblées générales, les questions liées au syndic voire, dans certains cas, s'il le prévoit, au conseil de gérance.

Le règlement d'ordre intérieur (ROI) est un peu le parent pauvre des statuts. Il n'est nullement obligatoire mais quand il exsite, il doit être respecté. Son but est de régir les modalités de vie en communauté des résidents au sein de l'immeuble. Seul le règlement d'ordre intérieur peut ne pas être transcrit. Il s'agit d'un acte sous seing privé dont les dispositions sont établies sur décision de l'assemblée générale à majorité qualifiée.

Il est courant que l'assemblée vote des modifications du ROI au gré des évènements qui se produisent au sein de l'immeuble. Nous observons cependant que la mise en application des règles est parfois laborieuse, voire impossible car en cas de transgression, le syndic ne peut répondre par des sanctions efficaces voire légales.

Prenons un exemple : le ROI d'un immeuble interdit tout déménagement ou emménagement via les ascenseurs, sous peine d'une pénalité financière de XXX euros. Or, un locataire pourtant bien informé (son bail précise l'existence du ROI et en impose le respect) transgresse l'interdit et emménage en utilisant l'ascenseur. Une personne le remarque et informe le syndic qui appréhende le locataire à cet effet. Ce dernier nie malgré le temoin... quid ? Réponse : le syndic doit tout d'abord tenter de recevoir les aveux du locataire car un seul témoin est insuffisant pour prouver la faute dans le chef du locataire. Le syndic ne peut non plus incorporer la pénalité prévue dans le décompte du copropriétaire (qui lui est solvable) car ce dernier a correctement informé son locataire (sauf si le règlement de copropriété le permet). Il ne reste dès lors au syndic que le seule voie judiciaire pour recouvrir cette somme, sans pouvoir affirmer avec certitude que ce dernier obtiendra gain de cause.

Voir aussi des informations sur le site des notaires de Belgique : http://www.notaire.be

2.2 Des statuts parfois obsolètes...
Nombre d'immeubles ont été construits avant la parution au Moniteur de la nouvelle loi sur la Copropriété. Certains statuts donnaient à l'époque des droits et obligations au syndic qui ne peuvent plus aujourd'hui être considérés.

En cas de transgression de la loi par les statuts, ce sont les directives de la loi du 30 juin 1994 qu'il faudra suivre. Tout écart statutaire par rapport au cadre fixé par la nouvelle loi est donc nul et non avenu. Par exemple, il est désormais interdit à tout syndic de disposer de procurations établies en son nom et de voter, sauf si le syndic est copropriétaire (dans ce cas, il vote pour ses seules quotités, mais ne peut malgré tout pas recevoir de procuration).

Il en est de même pour les travaux qui ne sont simultanément ni nécessaires, ni urgents. Le syndic ne peut les commander sans l'aval de l'assemblée générale, voire du Conseil de gérance si ce dernier en a le pouvoir.

Certains statuts permettaient également au promoteur d'élire un premier syndic de leur choix pour une longue période, parfois jusqu'à 10 ans. Cela est aujourd'hui interdit par la loi qui d'une part limite tout mandat de syndic à maximum 5 ans et qui, d'autre part, stipule clairement que le syndic peut être nommé par le promoteur, mais qu'il devra remettre en délibérations son mandat à la première assemblée générale ordinaire.

Il était également courant que le syndic devait recevoir mandat pour introduire une action en justice, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui puisque le syndic a ce pouvoir qui lui est donné par la nouvelle loi.

Vous en conviendrez, il semble pertinent de vérifier la validité de certains statuts, surtout s'ils ont été établis avant la parution de la nouvelle loi sur la copropriété au Moniteur Belge.

2.3 En règle générale

D'expérience, nous constatons que les statuts confirment généralement les obligations légales attribuées au syndic par la loi du 30 juin 94.

Le syndic est donc confirmé le plus souvent en responsable des parties communes et de leur entretien. Il a, à ce titre, tout pouvoir pour que les "choses tournent rond."

Par contre, et sans vouloir établir la liste exhaustive de ses missions, les statuts attribuent souvent au syndic la fonction de garant du respect du règlement d’ordre Intérieur de l’immeuble. Cette fonction nous apparaît plus délicate, surtout au sein d'immeubles où règnent certaines formes d'incivisme, mais également et surtout où se produisent des "troubles de voisinage".

Il n'entre pas dans les fonctions du syndic de prendre en charge les troubles de voisinage, aussi surprenant que cela puisse paraître. Rien n'empêchera le syndic de solliciter des explications à un fauteur de trouble, voire lui adresser un courrier, mais toujours avec un maximum de recul, précautions et objectivité. Il nous faut cependant rappeler que tout résident "troublé" doit solliciter le respect de son droit d'habiter son bien paisiblement et le faire valoir auprès de l'agent de quartier (police) si nécessaire.

Enfin, s'ériger en "vigile" de la copropriété demanderait une présence accrue du syndic ou de ses délégués sur les lieux , ce qui engendrerait un coût important à charge des résidents, que peu accepteraient de payer...

3. Ce que veulent les copropriétaires
Nous avons parfois été sollicités pour des remises d'offres de gérance quelque peu surprenantes, et au sein desquelles il était, par exemple, demandé au syndic d'effectuer chaque semaine un passage complet des communs, du sous sol à la toiture, et d'en inspecter chaque élément (jusqu'aux interrupteurs) puis d'en faire rapport au Conseil de gérance...

Un autre immeuble nous a demandé de comprendre dans notre offre de prestations le remplacement des ampoules d'éclairages des parties communes...

Il est également fréquent que la question de la surveillance des fournisseurs soit posée, mais à un rythme impossible pour le syndic quand il s'agit de vérifier à quelle heure arrive le prestataire pour le nettoyage des communes (femme d'ouvrage ou société) et à quelle heure il repart ; de même pour les techniciens ascenseur ou les petites réparations.

L'adage "on ne vous voit jamais" (entendez "on ne vous voit jamais en l'immeuble") nous est bien connu, et ce même en provenance d'immeubles où, pour des raisons bien précises, nous dûmes nous rendre près d'une fois par semaine durant une année entière...

D'expérience également, nous pouvons affirmer que le passage du syndic au sein de l'immeuble, s'il nous semble nécessaire, ne doit être envisagé que pour le règlement d'un problème précis, voire pour une inspection des parties communes qui pourra se faire chaque semestre ou chaque année.

Il nous semble parfaitement inutile de solliciter du syndic des visites en l'immeuble "pour le plaisir", au risque de transformer chaque visite en une sorte de bureau des pleurs interminable tandis que nous disposons d'un secrétariat accessible par téléphone, fax, courrier ou courriel pour répondre aux demandes des copropriétaires.

Par contre, nous constatons de fortes divergences sur cette problématique d'une copropriété à une autre, voire d'un conseil de gérance à un autre, et ce pour la même copropriété.

A ce titre, Agéris a contractuellement convenu de se rendre au MINIMUM 4 fois par an au sein de chaque immeuble, mais d'également réaliser un relevé iconographique (prise de photos) des parties communes afin de permettre une connaissance et une visulation optimales des lieux. Attention, et nous le rappelons, il s'agit d'un nombre MINIMUM par an d'inspection des parties communes. Ce nombre peut être négocié, surtout dans les copropriétés d'importance. Nous restons ouvert à toute demande en ce sens. Dans la pratique, il est courant que nous nous rendions au sein de chaque immeuble à peu près une fois par mois, mais pour gérer des problèmes précis et non pour inspecter minutieusement toutes les parties communes.

Nous rappelons également que nous prévoyons aussi d'être présent à au MINIMUM 4 conseils de gérance par an, avec rédaction d'un procès verbal au sein duquel sont repris les points débattus. Ces procès verbaux sont ensuite disponibles au sein des sites internets propres aux copropriétés.

4. Conclusions
Définir avec exactitude les missions et rôles du syndic relève du parcours du combattant. A ce titre, la loi semble précise, mais son application pose parfois d'importants problèmes d'interprétation.

Les statuts confirment généralement les textes légaux mais peuvent, dans certains cas, s'avérer obsolètes, tandis que les copropriétaires sollicitent bien souvent le syndic pour des prestations davantage liées au quotidien, voire pour résoudre des problèmes privatifs.

Afin d'établir une communication optimale entre le syndic et les copropriétaires, nous proposons systématiquement la mise à disposition gratuite (via internet) des documents généraux liés à la gérance de nos copropriétés, l'accès permanent pour chaque copropriétaire à ses comptes et décomptes, la tenue régulière de conseils de gérance avec rédaction de procès verbaux, etc.... mais SURTOUT un contrat de syndic complet qui laissera peu de place aux divergences quant à nos rôles et missions et en conséquence, permettra une relation saine et constructive pour chacune des parties.